دفترکار مجازی چیست؟ + مزایا و معایب

اگر چند سال پیش بود و می‌خواستید کسب‌وکار خودتان را راه‌اندازی کنید، حتما باید به موضوعاتی مانند محل و دفتر کار هم فکر می‌کردید. هنوز هم همین‌طور است اما دیگر لازم نیست که دغدغه‌های قبلی برای اجاره یا خرید دفتر را داشته باشید و مدام درباره تأمین منبعی برای هزینه‌هایش فکرتان را مشغول کنید. این روزها، به‌مدد فناوری می‌توانید «دفترکار مجازی» داشته باشید؛ درست مانند دفتری واقعی، تمام آیین‌ها و اصول دفترداری و امتیازات آن را هم تجربه کنید. دوست دارید که بیشتر از این نوع دفاتر بدانید؟ برایتان خواهیم گفت.

با دفتر کار مجازی آشنا شوید

ویرچوال آفیس (Virtual Office) یا همان دفتر غیرواقعی و مجازی بستری است که واقعیت بیرونی ندارد و فیزیکی نیست. یعنی شما با دفتری روبه‌رو نیستید که امکان رفتن به آن و استقرار وسایل و نیروهایتان در مکانش وجود دارد. این دفتر مجازی است؛ پس شما و کارکنانتان می‌توانید در منزل خود یا هر نقطه دیگری مشغول به کار شوید ولی همگی از خدماتی استفاده کنید که در یک شرکت به آن نیاز است. چه خدماتی؟ سرویس‌های پاسخ‌گویی به تماس‌ها، ایمیل سازمانی، اتاق‌های جلسات مجازی، امکانات ویدئوکنفرانس و… . شاید تفاوت‌هایی میان دفتر کار واقعی و مجازی وجود داشته باشد اما هردو پایه‌های مشترکی دارند و به شروع و پیش‌برد کسب‌وکار کمک می‌کنند.

سازِکار دفترهای مجازی چیست؟

همان‌طور که پیش‌تر هم اشاره شد، دفاتر مجازی حضور فیزیکی در دنیای واقعی ندارند. استفاده از آنها بیشتر برای کسب‌وکارهای نوپا و استارتاپ‌هایی رواج دارد که از پس تأمین هزینه‌های دفترهای کاری برنمی‌آیند. دفتر مجازی مبتنی بر فضای وب و به‌شکل اینترنتی در دسترس است. در سال‌های اخیر هم  شد چنین دفاتری در دنیا بسیار چشمگیر بوده است. این دفترها در هیچ مکان و خیابانی واقع نشده‌اند و نشانی‌شان مجازی و در فضای اینترنت است. بهره‌وری چنین دفاتری بالا است چون باعث حذف صرف زمان برای جابه‌جایی کارکنان از خانه به شرکت می‌شوند و با وجودشان، هریک از نیروهای کار می‌تواند از منزل کارش را شروع کند. در چنین شرایطی، دیگر لازم نیست که فقط با افرادی همکاری کنید که در یک شهر و منطقه زندگی می‌کنند. امکان همکاری با نیروهای خوب و مطلوب در نقاط مختلف جهان و کشور با چنین سیستم‌هایی مقدور می‌شود. اینکه چطور از چنین فضا و فرصتی استفاده کنید، تاحد زیادی به هنر مدیریت‌ شما هم وابسته است. برای جبران عدم حضور فیزیکی و تعاملات واقعی، باید برنامه‌های ویژه‌ای در نظر بگیرید و حواستان به ایجاد و ترویج فرهنگی یک‌دست درمیان اعضای تیم و کارکنانتان هم باشد.

مزایا و معایب دفتر کار مجازی چیست؟

مزایای دفتر کار مجازی زیاد و متنوع است. با وجود آن، درهای تازه‌ای به‌روی افرادی گشوده شده که با بودجه اولیه اندک در پی راه‌اندازی کسب‌وکار خود هستند. حتی برای کسب‌وکارهای بزرگ‌تر هم چنین سیستمی در برخی از حوزه‌ها پاسخ‌گو و مناسب است. در ادامه نگاهی به مزایا و معایب دفاتر مجازی خواهیم داشت:

مزایای دفترکار مجازی

با راه‌اندازی دفتر کاری مجازی می‌توانید کسب‌وکارتان را بدون دغدغه‌های مختلف بابت محل فیزیکی شرکت شروع کنید. مزایای این دفاتر بسیار زیاد است:

• لازم نیست، هزینه‌ای بابت اجاره دفتر بپردازید.
• از هزینه‌هایی کسر می شود که برای نگهداری از دفتر و تجهیز بخش‌های مختلف و رسیدگی به امور آن نیاز است.
• شرکت‌های کوچک باوجود چنین امکانی می‌توانند اعتبار خود را بالا ببرند. در واقع، بهره‌مندی از چنین فرصتی روی وجهه شرکت‌های کوچک اثرگذاری مثبت دارد.
• امکان همکاری با افراد مختلف در نقاط جغرافیایی گوناگون به‌وجود می‌آید.
• ساعت‌های کاری شرکت منعطف می‌شود و پیش‌برد امور محدود به حضور کارکنان در دفتری واقعی نمی‌شود.
• با وجود امکاناتی مانند نرم‌افزارهای تعاملی برای کارکنان، اقدامات کاری مختلف با سرعت بیشتر و به‌شکل بهینه‌تری پیش می‌روند.

ویرچوال آفیس (Virtual Office) یا همان دفترکار مجازی بستری است که واقعیت بیرونی ندارد و فیزیکی نیست.

معایب دفترکار مجازی

باید بدانید که دفتر کار مجازی معایبی هم دارد. برای مثال:

• گاهی‌ محدودیت‌هایی در زمان و شکل استفاده از خدماتی نظیر ویدئوکنفرانس یا دسترسی به اتاق‌های جلسات مجازی و… وجود دارد.
• دورکاری هم می‌تواند باعث بروز مشکلاتی شود. این لزوماً برای تمام شرکت‌ها و کارکنانش رخ نمی‌دهد اما نمی‌توان از احتمال وقوع آن گذشت. در واقع، بعضی از افراد در زمان دورکاری دچار حواس‌پرتی‌هایی می‌شوند و ممکن است که نداشتن حضور فیزیکی در مکانی خاص باعث تحت‌الشعاع قرارگرفتن کارایی و عملکردشان شود.
• نبود امکان برگزاری جلسات حضوری یا حضورداشتن افراد در کنار هم تاحدی روی شکل‌گیری فرهنگ سازمانی اثر منفی می‌گذارد. افرادی که در تعامل رو در رو با هم قرار ندارند، شاید در برقراری ارتباطی بهینه و مناسب هم دچار مشکلاتی شوند.

امکانات دفاتر کار مجازی چیست؟

اگر می‌خواهید که از دفتر کاری مجازی برای کسب‌وکارتان استفاده کنید، باید بدانید که امکانات فراوانی در اختیارتان قرار می‌گیرد. چه امکاناتی:

• تلفن‌های گویا و مرکز تماس؛
• بهره‌مندی از منشی مجازی؛
• استفاده از صندوق‌های صوتی؛
• پاسخ‌گویی به تماس‌های مشتریان در ساعات انعطاف‌پذیر.

مراکز تماس در دفتر کار مجازی

یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر کسب‌وکار، ارتباطی است که با مخاطبان و مشتریان شکل می‌گیرد. اگر در چنین زمینه‌ای موفقیت به‌دست بیاورید، امکان رشد ابعاد مختلف فعالیت‌تان بسیار بیشتر می‌شود. فرقی نمی‌کند که شرکتی بزرگ هستید یا تازه‌کار و نوپا. در هر حال، باوجود مراکز تماس است که می‌توانید مدیریت تعامل با مشتریان خود را به‌دست بگیرید. راه‌اندازی مراکز تماس برای دفاتر کار مجازی هم مقدور است.

با وجود امکانات گوناگونی نظیر شماره‌ تلفن‌های ابری و سیستم‌های ویپ (امکان برقراری تماس در بستر اینترنت) و البته شماره‌های شرکتی مخصوص به دفتر از همان امکاناتی بهره‌مند می‌شوید که در دفتری واقعی و فیزیکی وجود دارد.

در آخر

وجود امکانات جدید و فناوری‌های تازه مجازی باعث شده که کسب‌وکارها در دنیای شلوغ و پررقابت فعلی به فرصت‌های تازه‌ای دست پیدا کنند. «دفتر کار مجازی» هم یکی از همین امکانات عالی است که مزایای پرشماری نظیر حذف هزینه‌های مرتبط با دفتری فیزیکی و البته امکان بالابردن وجهه شرکت‌های نوپا را فراهم می‌کند. با وجود دفاتری به این سبک و شیوه دیگر مرزها بی‌معنا می‌شوند و همکاری میان افراد مناسب کسب‌وکار در نقاط مختلف کشور و دنیا به‌وجود می‌آید. تردیدها درباره موفقیت شرکت‌های نوپا هم باوجود چنین دفاتری کم می‌شود چون در صورتی که کسب‌وکار شکوفا و پررونق نشود، تغییر مسیر یا توقف کار با هزینه‌های گزافی از جمله خسارت‌های ناشی از پرداخت هزینه بابت دفتر کار وجود نخواهد داشت. خداحافظی یا محدودیت‌ها و سلام به فرصت‌های تازه همیشه خوشایند و الهام‌برانگیز است. این‌طور نیست؟