راهنمای تاسیس آژانس هواپیمایی + نرم‌افزار مورد نیاز

برای قدم‌گذاشتن در مسیر تاسیس آژانس‌ هواپیمایی و مسافرتی باید هم از کلیات راه بدانید و هم جزئیات را به‌خوبی زیر نظر بگیرید. منظور از کلیات همان دسته‌بندی‌های این شرکت‌های خدماتی و ساختاری است که برای آن تعریف می‌شود. در جزئیات هم که باید با شناخت و به‌کارگیری ابزارهای لازم مثل «نرم افزار آژانس هواپیمایی» به خروجی و نتیجه‌ای مطلوب در راه‌اندازی آژانسی موفق برسید. در ادامه به این پرسش مهم یعنی چگونه آژانس مسافرتی و هواپیمایی تأسیس کنم هم پاسخ می‌دهیم.

آشنایی با آژانس مسافرتی و هواپیمایی

شرکت‌هایی که تحت عنوان آژانس مسافرتی و هواپیمایی خدمات‌رسانی می‌کنند از اعضای اکوسیستم گردشگری و سفر هستند. این شرکت‌ها خدماتی از قبیل فروش بلیط هواپیما، قطار، اتوبوس، بیمه سفر، ارائه رزرو هتل و اقامتگاه، برگزاری تورهای داخلی و خارجی و موارد مشابه برای مشتریان و مسافران خود عرضه می‌کنند. ارتباطات از مهارت‌های مهم در مدیریت و تعیین مسیر استراتژیک این دست از شرکت‌های خدماتی است. علت چیست؟ چون صاحبان آژانس‌های مسافرتی و هواپیمایی باید با طیف متنوعی از کسب‌وکارهای دیگر از جمله شرکت‌های اتوبوسرانی و نهادهای گردشگری در ارتباط باشند و خدمات لازم برای سفر را از آنها دریافت کنند و در اختیار مسافران و مشتریان قرار بدهند. پس یکی از کلیدی‌ترین پاسخ‌ها به پرسش چگونه آژانس مسافرتی تأسیس کنم، این است که مجهز به مهارت‌های نرم باشید و خود را به خلق و توسعه شبکه‌ای ارتباطی دعوت کنید. البته مراحل مختلف دیگری هم به‌میان است که در ادامه از آنها می‌خوانید.

انواع آژانس‌های مسافرتی

دو تقسیم‌بندی برای آژانس‌های مسافرتی وجود دارد؛ شرکت‌های مسافربری و گردشگری. مورد نخست یعنی شرکت‌های مسافربری اجازه برگزاری تورهای داخلی و خارجی را دارند و می‌توانند بلیط هواپیما و هتل رزرو کنند. شرکت‌های گردشگری فقط توانایی صدور بلیط هواپیما و رزرو هتل‌ها را دارند.  

آژانس‌های هواپیمایی

در مرور شرکت‌های خدماتی مختلف و بررسی مراحل تاسیس آژانس هواپیمایی باید پیش از هرچیز به کارکرد  و روند فعالیت این مجموعه‌ها اشاره کنیم. آژانس‌های هواپیمایی در حیطه حمل‌ونقل هوایی فعالیت می‌کنند و پروازهای مسافرتی یا باربری را سروسامان می‌دهند. آژانس‌ها یا مستقل عمل می‌کنند یا در نقش واسطه و نماینده شرکت‌های هواپیمایی بزرگ مشغول به فعالیت‌اند. از جمله خدمات آژانس‌ها باید به صدور بلیط و ارائه خدمات گردشگری مختلف مانند رزرو پرواز و هتل و مشاوره در زمینه برنامه‌ریزی سفرهای مختلف اشاره کنیم.

مراحل تاسیس آژانس هواپیمایی و مسافرتی

برای پیگیری روند تاسیس آژانس هواپیمایی و مسافرتی باید مراحل زیر را بشناسید:

• تحلیل و تحقیقات بازار؛
• تعیین پلن یا برنامه کسب‌وکار؛
• انتخاب موقعیت مکانی؛
• تأمین مالی پروژه کسب‌وکار؛
• جذب و استخدام پرسنل؛
• دریافت مجوزهای لازم؛
• تهیه ابزارها و ساختارها؛
• اقدامات بازاریابی.

۱. تحلیل و تحقیقات بازار

برای راه‌اندازی هر کسب‌وکاری باید با تحقیقات وارد گود شوید. یکی از مهم‌ترین پیش‌نیازهای ورود به مراحل تاسیس آژانس هواپیمایی و مسافرتی هم همین تحقیقات یا مارکت ریسرچ (Market Research) است. باید درباره چند حوزه اطلاعات کافی و مفید کسب کنید:

• شناسایی بازار هدف؛ منظور آن است که چه افرادی با چه ویژگی‌های دموگرافیکی مشتری شما خواهند بود.
• بررسی رقبای حاضر؛ شرکت‌های مشابه را شناسایی کنید و ببینید که در چه سطح و به چه شکلی مشغول به فعالیت‌اند، چقدر از سهم بازار را به خود اختصاص داده‌اند و ارزیابی‌تان از عملکردشان چیست.
• ارزیابی مشتریان؛ افرادی که قرار است از خدماتتان بهره ببرند، چه خواسته‌ها و نیازهایی دارند و چطور می‌توانید با آنها ارتباط برقرار کنید.

۲. تعیین پلن یا برنامه کسب‌وکار

بیزینس پلن (business plan) یا همان طرح تجاری/برنامه کسب وکار هم از الزامات راه‌اندازی هر مجموعه خدماتی و تولیدی است. در پاسخ به پرسش چگونه آژانس مسافرتی تاسیس کنم یا چطور اقدام به راه اندازی آژانس هواپیمایی کنم، باید به این بخش توجه ویژه‌ای داشته باشید. هر طرح تجاری شامل بخش‌های مختلفی است:

• معرفی و ابراز کسب‌وکار؛ باید بگویید که قرار است در بازار پیش رویتان چه کنید و با چه ماموریت‌هایی پیش بروید.
• شرح محصولات و خدمات؛ در چه سطحی و با چه خدمات و محصولاتی در ارتباط با مشتریان قرار می‌گیرید.
• بررسی رقبا؛ با چه شرکت‌ها و آژانس‌هایی رقابت خواهید کرد؟ مشخصات آنها چیست و در چه سطحی فعالیت می‌کنند.
• تعیین استراتژی‌ها؛ بازاریابی‌تان را از راه چه برنامه کلی و جزئی (برنامه‌های راه‌بردی و تاکتیک‌ها و…) پیش می‌برید.
• تعیین ساختار سازمانی؛ شرکتی که قصد راه‌اندازی‌اش را دارید، از میان ساختارهای معروف و موجود، بر پایه چه طرح و مدلی ساخته و مدیریت خواهد شد.

۳. انتخاب موقعیت مکانی

بنا به اهدافی که برای کسب‌وکارتان در نظر گرفته‌اید و بازار و مشتریان هدف باید مکان و موقعیت شرکتتان را مشخص کنید. با تکیه بر استراتژی‌های کسب‌وکار، چشم‌اندازهایی که برای آن در نظر دارید و ماموریت‌هایی که در راستای خدمات‌رسانی به مشتریان خود تعیین کرده‌اید، بهترین مکان را انتخاب کنید. این مکان باید از نظر دسترسی به مشتریان، شرکت‌های دیگر، مسیرهای تردد و… بررسی شده باشد.

۴. تأمین مالی پروژه کسب‌وکار

راه اندازی آژانس مسافرتی و هواپیمایی نیازمند تأمین بودجه است. با چه نوع بودجه‌ای می‌خواهید اقدام به راه‌اندازی شرکت کنید؟ باید مدل کسب‌وکارتان منطبق با روش تأمین مالی‌تان باشد:

• سرمایه‌گذاری؛ در بسیاری از شرکت‌ها از سهامدارانی برای سرمایه‌گذاری کمک گرفته می‌شود.
• وام‌گرفتن؛ دریافت تسهیلات مالی از بانک‌ها و موسسات مالی هم از روش‌های تامین مالی پروژه‌های مختلف است.
• پشتیبانی دولتی؛ دولت‌ها برای راه‌اندازی برخی از کسب‌وکارها و در بعضی از بازه‌های زمانی، تسهیلاتی ارائه می‌کنند.
• روش‌های جدیدتر؛ راه‌کارهای مختلف دیگری از جمله جمع‌سپاری یعنی تامین بودجه از راه کمک افراد مختلف در مقیاس‌ها و اندازه‌های گوناگون هم برای راه‌اندازی آژانس هواپیمایی یا مسافرتی وجود دارد.

۵. جذب و استخدام پرسنل

احتمالا شنیده‌اید که ارزش هر کسب‌وکاری تا حد زیادی وابسته به پرسنل و نیروهایی است که در آن مشغول به فعالیت‌اند. در روند راه‌اندازی آژانس باید برنامه‌ای هم برای جذب کارکنان داشته باشید. بنا به استراتژی‌های خرد و کلانی که در نظر گرفته‌اید، اقدام به استخدام افرادی با تخصص‌ها و ویژگی‌های رفتاری متناسب با مجموعه کنید.

۶. دریافت مجوزهای لازم

به‌طور قطع، راه‌اندازی کسب‌وکار مستلزم دریافت مجوزهایی از نهادها و سازمان‌های مربوط به آن حوزه است. برای راه اندازی آژانس هواپیمایی و مسافرتی هم نیاز به گرفتن اجازه‌های لازم از سازمان‌هایی مانند موارد زیر است:

• سازمان هواپیمایی کشور
• سازمان صنایع و گردشگری

۷. تهیه ابزارها و ساختارها

چه ساختاری را برای جانمایی پرسنل در موقعیت مناسب کاری‌شان در نظر می‌گیرید؟ لازم است که به این موضوع دقت کنید و فهرست کاملی از ابزارها و تجهیزات لازم را هم تدارک ببینید. برای مثال، به چند تعداد سیستم رایانه‌ای، تلفن، دستگاه‌های چاپ و… نیاز دارید. شکل چیدمان میزها و صندلی‌های پرسنل چیست؟ با چه ساختار فیزیکی از کانترها و…، شرکت را طراحی می‌کنید؟

نرم افزار آژانس هواپیمایی پیوندتل، ابزار مدیریت تماس کانترها

نرم افزار CRM آژانس هواپیمایی پیوندتل یک راهکار جامع برای مدیریت و ثبت سوابق مشتری، مدیریت کانترها و توزیع هوشمند تماس‌های ورودی به کانترها است. نرم‌ افزار آژانس مسافرتی پیوندتل تا امروز به ده‌ها آژانس برای مدیریت کانترهای فروش، افزایش رضایتمندی‌ مشتریان و افزایش فروش کمک کرده است. این نرم‌ افزار یک سرویس CRM و مدیریت تماس مبتنی بر تکولوژی VoIP است که امکان مدیریت هوشمند بیش از 10000 تماس روزانه، ارائه گزارشات تحلیلی، ارزیابی عملکرد پرسنل و بررسی رضایتمندی‌ مشتریان را دارد.

۸. اقدامات بازاریابی

بازاریابی از مهم‌ترین بخش‌های راه‌اندازی هرگونه کسب‌وکاری است. این رشته هم علم است و هم هنر. به‌کمک ایده‌های مارکتینگ است که می‌توانید محصول و خدماتتان را به دیگران معرفی و آنها را نسبت به خود آگاه و همراه کنید. روش‌های بازاریابی بسیار متنوعی موجودند که با مطالعه و کمک‌گرفتن از مشاوران خبره به بهترین گزینه‌های متناسب با آژانس خود خواهید رسید.

در آخر

با مرور مراحل تاسیس آژانس مسافرتی و هواپیمایی به این نتیجه رسیدیم که این فرایند دارای گام‌های متنوع و اقدامات پرشماری است که هریک نگاهی تخصصی و حرفه‌ای می‌طلبند. در راستای پیش‌برد اهداف کاری خود در راه‌اندازی هر مجموعه خدماتی یا تولیدی باید از ابزارهای مناسب مثل نرم‌افزار CRM، اتوماسیون اداری، فروش بلیط و نرم افزار مخصوص آژانس هواپیمایی هم کمک بگیرید. برای نمونه، نرم‌افزار آژانس مسافرتی پیوند تل از گزینه‌هایی است که با ارائه خدماتی مانند پنل توزیع تماس مشتریان، پنل اختصاصی برای کانترهای مختلف آژانس، داشبوردهای مدیریتی و تماس‌گیر خودکار به سازماندهی فرایندهای مختلف آژانس‌ها کمک شایانی می‌کند. شناخت بهترین‌ها در این عرصه و استفاده از آنها از هوشمندانه‌ترین اقداماتی است که در مسیر تاسیس شرکت می‌توانید در نظر بگیرید.