استفاده از هر محصول سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری نیازمند خدمات پس از فروش و پشتیبانی است؛ باید دلمان گرم این باشد که تیمی هست که اگر روزی به مشکل خوردیم به دادمان برسند؛ مخصوصا برای سرویس مهمی مثل نرم‌افزار مدیریت تماس. خدمات و پشتیبانی VoIP یکی از مهم‌ترین نکاتی است که در زمان انتخاب سرویس مدیریت تماس ویپ باید به آن توجه کنید و بدانید که چه چیزی را چرا می‌خواهید.
برای دریافت بهترین خدمات و پشتیبانی VoIP باید پیش از هر چیز یک «شرح نیاز» تعریف کنید تا بدانید دقیقا چه خواسته‌هایی از سرویس مدیریت تماس و نرم‌افزار مرکز تماس دارید، آیا شرکت ارائه‌دهنده توانایی راه‌اندازی آنها را دارد؟ آیا امکانات سرویسی که انتخاب کرده‌اید مناسب شما و متناسب بودجه‌تان است؟
آماده‌سازی «شرح نیاز» برای دریافت هر چه بهتر پشتیبانی VoIP نیز بسیار موثر است. اهمیت به چگونگی و مشاهده یک نمونه قرارداد پشتیبانی ویپ می‌تواند کمک زیادی برای دریافت پشتیبانی براساس نیاز، شرایط و بودجه‌تان داشته باشد. به‌عنوان مثال ممکن است شما خدمات شبانه‌روزی داشته باشید و احتمالا پشتیبانی 24 ساعته اهمیت زیادی برای شما دارد؛ به همین دلیل است که تعریف اولیه نیاز و شرایط کاری اهمیت ویژه‌ای دارد.
در این مقاله به تفصیل به شما می‌گوییم که سیستم تلفن VoIP چه خدماتی را برای کسب‌و‌کارتان دارد، شرکت‌های خدمات ویپ چه امکاناتی را در اختیار شما قرار می‌دهند و چطور باید بهترین پشتیبانی را دریافت کنید.
1- شرح نیازتان را مشخص کنید
اولین و مهم‌ترین قدم این است که بدانید چه چیزی می‌خواهید. نمی‌شود که ندانید چه نیازی دارید، قبلا در این مورد با تیم خود صحبت نکرده باشید و به دنبال گرفتن بهترین خدمات VoIP و پشتیبانی باشید! بهتر است پیش از هر چیز یک اتاق فکر تشکیل دهید و از خودتان بپرسید که چرا ما به مرکز تلفن ویپ نیاز داریم؟ به دنبال چه امکاناتی هستید؟ نحوه ارتباط و تعامل با مشتریان چگونه است؟ ارتباط بین تمام اعضای شرکت از چه طریقی است؟ بودجه چنین سوالاتی را از خودتان بپرسید و سعی کنید در این مورد خوب فکر کنید.
شرح نیاز کلید اصلی شما برای دریافت بهترین خدمات و پشتیبانی VoIP محسوب می‌شود. زمانی که این اطلاعات را در اختیار شرکت ارائه‌دهنده خدمات ویپ قرار دهید، آنها نیز می‌توانند مشاوره هدفمند‌تری به شما بدهند، با توجه به بودجه‌تان هزینه راه اندازی سیستم VoIP را بهینه‌سازی کنند، پیشنهاد بهتری برای چگونگی پشتیبانی بدهند و اگر ایده‌ای دارند در راستای نیازهای شما باشد.
شرح نیاز کلید اصلی شما برای دریافت بهترین خدمات و پشتیبانی VoIP محسوب می‌شود.
2- انتخاب بهترین شرکت خدمات VoIP
با کمی تحقیق و سرچ در گوگل با شرکت‌های مختلفی آشنا خواهید شد که هر کدام به اندازه خود مدعی ارائه بهترین خدمات و پشتیبانی ویپ هستند؛ اما چطور باید بهترین و درست‌ترین انتخاب را داشت؟ همانطور که در بخش قبل گفته شد، «شرح نیاز» کلید اصلی شما برای دریافت بهترین خدمات و پشتیبانی سرویس ویپ است. از میان شرکت‌هایی که با آنها آشنا شده‌اید، 3 تا 5 شرکت را انتخاب کنید، با آنها تماس بگیرید و بر اساس اطلاعاتی که داده‌اید به‌شکل یک طرح پیشنهادی (Proposal) مکتوب یا شفاهی پیشنهاد بگیرید.
پیشنهادات دریافتی را بر اساس رزومه، گواهی حسن انجام کار، مبلغ فاکتور، نحوه پشتیبانی، زمان‌بندی و نحوه راه اندازی VoIP مقایسه کنید. دقت کنید که همیشه شرکتی که بهترین سرویس مدیریت تماس و رزومه قوی‌تری دارد گزینه مناسبی برای شما نیست؛ گزینه مناسب همان شرکتی است که خدماتی مناسب بر اساس نیاز شما ارائه دهد.
پیشنهادات دریافتی را بر اساس رزومه، گواهی حسن انجام کار، مبلغ فاکتور، نحوه پشتیبانی، زمان‌بندی و نحوه راه اندازی VoIP مقایسه کنید.
3- تنظیم قرارداد و شروع پروژه
از جزئیات ریز این مسیر که بگذریم، پس از انتخاب شرکت مناسب به این مرحله می‌رسید و باید بتوانید قراردادی مناسب تنظیم کنید. طوری که به قول معروف نه سیخ بسوزد نه کباب!
قرارداد خدمات و پشتیبانی VoIP شامل چند نکته مهم است که باید به آن توجه کنید. پیش از هر چیز فراموش نکنید که بهتر است یک نمونه قرارداد از شرکت ارائه‌دهنده خدمات ویپ دریافت کنید تا کمی با نحوه ارائه خدمات و پشتیبانی آنها آشنا شوید و بدانید در قرارداد معمولا به چه چیزهایی متعهد هستند. نکات مهمی در قرارداد باید ذکر شود شامل زمان‌بندی اجرا تا تحویل پروژه، ذکر مواردی که باید به شما تحویل دهند، شرایط و ساعات پشتیبانی، امنیت مرکز تلفن VoIP و قوانین فسخ قرارداد در شرایط مختلف مثل عدم رضایت از خدمات است. در ادامه می‌توانید یک نسخه نمونه قرارداد خدمات و پشتیبانی ویپ را دریافت کنید
دانلود نمونه قرارداد خدمات و پشتیبانی VoIP «کلیک کنید»
خدمات VoIP فراتر از تلفن گویا و ضبط مکالمه است!
ممکن است امکانات سرویس‌های مدیریت تماس مبتنی بر ویپ را منتهی به تماس‌های ورودی و خروجی، داشتن تلفن گویا، صف تماس، ضبط مکالمه، صندوق صوتی و… بدانید، اما ویژگی و مزایای این سرویس تلفنی چیزی فراتر از این امکانات پایه‌ای است.
زمانی که سانترال پاناسونیک بیشترین سهم بازار را داشت، چنین امکاناتی بسیار جذاب بود زیرا این سخت‌افزار توانایی ارائه چیزی بیشتر از این موارد نداشت. اما حالا ورق برگشته است. با ورود تکنولوژی VoIP و سرویس‌های تحت‌شبکه دیگر امکاناتی شبیه به ضبط مکالمه و امثالهم جزو بدیهیات یک سرویس تلفنی به حساب می‌آیند. حالا باید به دنبال این باشید که چطور می‌توانید برای ارتباط بیشتر با مشتریان و ارائه خدمات بهتر از خدمات VoIP استفاده کنید.
به عنوان مثال ارتباط سانترال با VoIP و ارتباط ویپ با CRM همان خدماتی هستند که مزایایی فراتر از تلفن گویا و… را برای کسب‌و‌کار یا سازمان شما دارند. هر کدام از سرویس‌های درون‌شبکه‌ای شبیه به تکه پازلی هستند که در کنار هم می‌توانند به‌عنوان یک مکمل در ارتقای کیفیت خدمات و ارتباط با مشتریان تاثیر چشم‌گیری داشته باشند.
جمع‌بندی: «شرح نیاز» کلید طلایی خدمات و پشتیبانی VoIP
همانطور که گفته شد؛ دانستن اینکه چه می‌خواهید مهم‌ترین بخش این مسیر است تا بتوانید بهترین خدمات و پشتیبانی ویپ را از یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات VoIP دریافت کنید. پیش از هر چیز سعی کنید با چند نفر از اعضای شرکت اتاق فکری تشکیل دهید و هر نیازی که دارید این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بتوانید سرویسی متناسب با نیاز، میزان بودجه و نحوه ارتباطات‌‌تان دریافت کنید.
به‌عنوان مثال ممکن است تعدادی از افراد اکثر اوقات خارج از شرکت باشند و مشتریان و همکاران در طول روز تماس زیادی با آنها برقرار کنند؛ در این شرایط استفاده از خدمات ویپ خارج از شرکت و چرایی احساس نیاز به سیستم تلفن VoIP را روی کاغذ بیاورید. و راه اندازی ویپ روی موبایل بهترین راهکار برای ارتباط بهتر و کاهش هزینه مکالمات است. ممکن است چنین راهکاری به ذهن خودتان خطور نکند؛ اما با ارائه شرح نیاز، شرکت ارائه‌دهنده خدمات و پشتیبانی VoIP می‌تواند ایده‌هایی همسو با شرایط کسب‌و‌کار شما ارائه کند.
دریافت مشاوره رایگان از «پیوندتل»
مشاوران شرکت پیوندتل با دریافت اطلاعات و بررسی نحوه ارتباط شما با مشتریان، همکاران و بر اساس شرایط کسب‌و‌کارتان آماده ارائه مشاوره رایگان هستند. برای ثبت درخواست مشاوره و «365 روز پشتیبانی رایگان» نرم‌افزار مرکز تماس پیوندتل فرم زیر را پر کنید یا با شماره 91005004 تماس بگیرید.
مهرناز غلامی
(بدون امتیاز)
Loading...
