همه‌چیز درباره «سیستم تلفن ویپ» | انواع + خط تلفن + تجهیزات

تکنولوژی‌های ارتباطی در سال‌های اخیر رشد چشم‌گیری داشتند و به همین میزان، نیاز مشتریان نیز در نحوه ارتباط و تعامل تغییر کرده است. کسب‌‌وکارها در هر حوزه‌ای که هستند تلاش می‌کنند تا برای به‌دست آوردن جایگاهی بهتر در بازار از هم سبقت بگیرند یا حداقل در میدان رقابت بمانند. این دسته از کسب‌و‌کارها علاوه بر تفکرات استراتژیکی که دارند تکنولوژی را ابزاری برای رسیدن به اهداف خود کرده‌اند و می‌دانند که شکل ارتباطی مشتریان در 5 سال گذشته با امروز بسیار تغییر کرده است و سرویس‌های ارتباطی قدیمی دیگر پاسخ‌گوی مشتریان نیستند. بدون شک مکالمه تلفنی پس از ارتباط حضوری تاثیرگذارترین شکل ارتباط است و سیستم تلفن VoIP به عنوان یک ابزار تکنولوژیک رنگ‌و‌بوی تازه‌ای به این نوع ارتباط داده است.

مکالمه تلفنی آنقدر تاثیرگذار است که بعضی از کسب‌و‌کارها اقدام به راه‌اندازی بخشی در شرکت با عنوان «مرکز تماس» می‌کنند یا به دلیل نداشتن منابع، دانش کافی و مکان مناسب سراغ برون‌سپاری مرکز تماس می‌روند. در هر صورت هیچ شرکتی نمی‌خواهد تماسی را از دست بدهد.

برای استفاده از سرویس VoIP به تجهیزاتی مثل گیت‌وی، تلفن تحت شبکه، هدست و همچنین انتخاب یکی از انواع خط تلفن آنالوگ، ایوان یا سیپ ترانک نیاز خواهد بود. پیش از هر چیز باید بدانید که دقیقا چه چیزی از سیستم تلفن VoIP ویپ می‌خواهید و قرار است کدام گپ ارتباطی را در کسب‌و‌کار یا سازمانتان پرکند؛ بنابراین اولین قدم آماده کردن «شرح نیاز» است تا بتوانید بهترین شرکت خدمات ویپ را انتخاب و بر اساس نیازهایتان بهترین مشاوره و ایده‌ها را بگیرید. در این محتوای آموزشی به تمام زوایای سیستم تلفن VoIP، چیستی تکنولوژی ویپ، انواع تجهیزات، چگونگی دریافت خدمات و پشتیبانی VoIP و انواع مرکز تلفن ویپ پرداخته‌ایم.

تکنولوژی VoIP چیست؟

پیش از هر چیز بهتر است یک تعریف واحد از تکنولوژی VoIP داشته باشیم. برخلاف باور عموم، ویپ یک مرکز تلفن نیست و یک تکنولوژی و روش برای انتقال صدا روی بستر شبکه است. این بستر شبکه می‌تواند داخلی یا بر روی اینترنت باشد. انتقال صدا در فناوری ویپ از طریق فشرده‌سازی بسته‌های صدا با کدک‌ها و پروتکل‌های مختلف مثل SIP انجام می‌شود. به زبان ساده: «ویپ روشی برای انتقال صدا در بستر شبکه است»

تکنولوژی ویپ علاوه بر سرویس‌های مدیریت تماس شرکت‌ها و سازمان‌ها، در پیام‌رسان‌ها و سایر سرویس‌های ارتباطی نیز استفاده می‌شود؛ اما این فناوری در سیستم تلفن VoIP عمومیت بیشتری دارد و زمانی که اسمی از ویپ به میان می‌آید ذهن سمت سرویس‌های مدیریت تماس می‌رود.

ظهور تکنولوژی ویپ انقلابی در سرویس‌های مدیریت تماس بود و شرکت‌های زیادی با دیدن استقبال از این فناوری اقدام به تولید سیستم تلفن VoIP نرم‌افزاری و سخت‌افزاری کردند. تاثیر ویپ در مراکز تلفن آنالوگ مثل سانترال پاناسونیک به‌قدری بود که این کمپانی به‌شکل رسمی «توقف تولید سانترال پاناسونیک» را اعلام کرد.

بیشتر بخوانید: توقف تولید «سانترال پاناسونیک» تا ۲۰۲۳ + تاثیرات و جایگزین‌ها

انواع سرویس VoIP

حالا که درباره مفهوم ویپ می‌دانید، بهتر است کمی درباره انواع مرکز تلفن ویپ نیز اطلاعات داشته باشید. داشتن اطلاعات کافی درباره انواع سیستم تلفن VoIP به شما کمک که اگر تصمیم به خرید نرم‌افزار مرکز تماس (Call Center Software) یا مرکز تلفن ویپ (IP-PBX) دارید با آگاهی بیشتری انتخاب کنید. سرویس VoIP یا همان مرکز تلفن ویپ به سه نوع نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و مرکز تلفن ابری تقسیم می‌شود.

1- سیستم تلفن VoIP نرم‌افزاری

مرکز تلفن ویپ نرم‌افزاری معمولا امکانات بیشتری را در اختیار یک شرکت‌ یا سازمان قرار می‌‌دهد. پرکاربردترین آنها استریسک، ایزابل و FreePBX است که در ایران نیز بسیاری محبوب و پراستفاده هستند. این سرویس‌های مدیریت تماس اصطلاحا «کدباز» هستند؛ یعنی این امکان برای توسعه‌‌دهندگان وجود دارد که تغییرات موردنیاز شرکت‌ها و سازمان‌ها را انجام و شخصی‌سازی کنند.

برخی از شرکت‌های ایرانی هستند که این سرویس مدیریت تماس را به‌شکل اختصاصی طراحی، توسعه و تولید کرده‌اند و به‌عنوان یک شرکت دانش‌بنیان خدمات ویپ را ارائه می‌کنند. معمولا نرم‌افزار مرکز تماس ایرانی به دلیل پشتیبانی بهتر، اختلال کمتر و امکان شخصی‌سازی بیشتر گزینه بهتری برای شرکت و سازمان‌های ایرانی هستند. اگر بخواهیم کمی موشکافانه به این موضوع توجه کنیم، سرویس‌های مدیریت تماس از لحاظ میزان مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی و کاربرد به دو نوع نرم افزار مرکز تماس (Call Center Software) و نرم افزار مرکز تلفن (IP-PBX Software) تقسیم می‌شوند که اولی برای شرکت‌هایی که حجم تماس بیشتری دارند یا خدمات برون‌سپاری مرکز تماس ارائه می‌کنند و نیاز به گزارش‌ بر اساس شاخص‌‌های کلیدی عملکرد (KPI) دارند، طراحی شده است.

نرم‌ افزار مرکز تماس پیوندتل، امکاناتی فراتر از یک تماس! – «کلیک کنید»

2- مرکز تلفن ویپ سخت‌افزاری

این سرویس مدیریت تماس بر خلاف نوع نرم‌افزاری محدودیت‌هایی را همراه دارد و در یک مقیاس و قالب مشخص تولید و عرضه می‌شود. مرکز تلفن ویپ سخت‌افزاری بهترین گزینه برای شرکت‌های کوچک و متوسطی است که توقع زیادی از یک سرویس مدیریت تماس ندارند و صرفا به دنبال برقراری تماس ورودی و خروجی و چند امکان ساده مثل تلفن گویا و ضبط مکالمه هستند. این سخت‌افزار نیازی به سرور و تجهیزاتی مثل مبدل خط شهری ندارد و یک سخت‌افزار All in One برای تعداد محدودی از خط تلفن، داخلی و امکانات پایه است. یک سیستم تلفن ویپ سخت‌افزاری می‌تواند برای 20 داخلی و 4 خط شهری طراحی شده باشد و امکان ارتقا یا شخصی‌سازی ندارد. شرکت‌های گرنداستریم، نیوراک و سنگوما از جمله بهترین برند‌های مرکز تلفن VoIP سخت‌افزاری هستند.

3- مرکز تلفن ابری (Hosted PBX)

در کنار سیستم تلفن VoIP نرم‌افزاری و سخت‌افزاری یک نوع دیگر با عنوان مرکز تلفن ابری وجود دارد که در سال‌های اخیر بسیار مورد استقبال شرکت‌های کوچک قرار گرفته است. این سرویس ویپ ابری از فناوری ابر (Cloud) برای ارائه خدمات استفاده می‌کند و به هیچ نرم‌افزار یا سخت‌افزاری نیاز ندارد؛ به همین دلیل به طرز چشم‌گیری هزینه‌های اولیه و جانبی را کاهش می‌دهد و خدمات در ازای حق اشتراک ماهیانه، فصلی یا سالیانه عرضه می‌شود. بزرگترین مزیت سیستم تلفن ویپ ابری کاهش چشم‌گیر هزینه است اما با توجه به اینکه این سرویس بر روی اینترنت ارائه می‌شود، وابستگی کامل کیفیت و پایداری اینترنت دارد و در صورت اختلال در بستر اینترنت این سرویس نیز دچار اختلال می‌شود.

مزایای سیستم تلفن VoIP

سیستم تلفن ویپ تحولی در شکل ارتباطی کسب‌و‌کارها و سازمان‌ها بود و تاثیر زیادی بر توقع مشتریان از شکل ارتباطات گذاشت و خدمات مشتری مخصوصا در مراکز تماس اهمیت بیشتری پیدا کرد. تغییر ذائقه مشتری زنگ هشداری برای شرکت‌هایی است که همچنان از سرویس‌های مدیریت تماس قدیمی مثل سانترال پاناسونیک استفاده می‌کنند. مزایای مرکز تلفن VoIP گپ ارتباطی بین مشتری و کسب‌و‌کار را پر کرده است و توانسته است که ارتباطی بهتر و نزدیک‌تر با مشتریان برقرار کند.

استفاده از امکانات پیشرفته صف تماس، تلفن گویا هوشمند، ارتباط با سرویس‌ مدیریت ارتباط با مشتری، گزارشات تحلیلی و نظرسنجی تلفنی برای افزایش رضایتمندی مشتریان هر کدام ویژگی‌هایی هستند که مزایایی را به‌‌دنبال دارند. سرویس VoIP در کاهش هزینه مکالمه شرکت‌ها، افزایش فروش و افزایش رضایتمندی مشتریان تاثیر زیادی دارد.

به‌عنوان مثال: ممکن است یک شرکت با 50 نفر پاسخ‌گوی تلفن داشته باشید و بخواهید بدانید که مشتریان شما آیا از خدمات شما و نحوه پاسخگویی کارشناسان رضایت دارند؟ یا پیش از پاسخگویی بدانید چه کسی با چه سابقه‌ای پشت خط است و دسترسی کامل به اطلاعات مشتری داشته باشید و بتوانید با آنالیز و تحلیل نسبت تماس‌ها و مسیر تماس رضایت مشتریان‌تان را بیشتر جلب کنید. فقط یک مرکز تلفن VoIP می‌تواند چنین اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهد و این از جمله ده‌ها مزیت سرویس ویپ است.

چطور می‌توان ‌بهترین خدمات و پشتیبانی VoIP را دریافت کرد؟

برای اینکه بتوانید از خدمات VoIP بهترین استفاده را داشته باشید و بتوانید بهترین پشتیبانی VoIP را دریافت کنید باید به چند نکته توجه کنید. اولین و مهم‌ترین نکته این است که «شرح نیاز» خود را بنوسید. یک اتاق فکر تشکیل دهید و بدانید که چرا نیاز به سیستم تلفن VoIP دارید و چه امکاناتی می‌تواند کمک بیشتری به کسب‌و‌کار شما کند. شرح نیاز کمک می‌کند تا بتوانید شرکت مناسب را پیدا کنید و مشاوره هدفمندتری دریافت کنید. همچنین باعث می‌شود تا ایده‌هایی جدید براساس نیازتان بگیرید که شاید به ذهن خودتان خطور نکرده باشد. بعد از تدوین شرح نیاز و انتخاب شرکت مناسب نوبت به تنظیم قرارداد پروژه و قرارداد پشتیبانی VoIP می‌رسد. برای اینکه بتوانید از نحوه ارائه خدمات VoIP و پشتیبانی شرکت منتخب آگاهی بیشتری داشته باشید بهتر است در زمان دریافت مشاوره نمونه‌ای از قراداد خدمات و پشتیبانی ویپ را دریافت کنید.

بیشتر بخوانید: چطور بهترین «خدمات و پشتیبانی VoIP » را بگیریم؟ + دانلود نمونه قرارداد

سیستم تلفن ویپ به چه تجهیزاتی نیاز دارد؟

برای استفاده از سرویس VoIP در شرکت یا سازمان، متناسب با شرح نیاز به سخت‌افزارهایی نیاز است که در ادامه به آنها می‌پردازیم. تجهیزات ویپ شامل گیت وی ویپ، تلفن تحت شبکه، هدست مرکز تماس و سانترال ویپ سخت‌افزاری است.

گیت وی ویپ نیز به چند دسته تقسیم می‌شود. گیت وی FXO برای ارتباط خط شهری با سرور ویپ، گیت وی FXS برای ارتباط تلفن و فکس آنالوگ، گیت وی ایوان برای ارتباط خطوط ایوان سرور و گیت وی GSM برای ارتباط چندین سیم‌کارت با سیستم تلفن VoIP مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تلفن تحت شبکه نیز شامل گوشی‌های رده کارشناسی، منشی و مدیریتی و از لحاظ کارکرد به دو نوع بی‌سیم و با‌سیم تقسیم می‌شوند. هدست مرکز تماس یکی دیگر از تجهیزات VoIP است که در کال سنتر، شرکت و سازمان‌هایی که تماس‌های ورودی و خروجی زیادی دارند استفاده می‌شود.

کدام خط تلفن برای سرویس VoIP مناسب است؟

به‌شکل کلی سه نوع خط تلفن وجود دارد: خط تلفن آنالوگ که بر روی بستر فیبر نوری یا زوج سیم منتقل می‌شود. خط تلفن ایوان که از طریق زوج سیم یا فیبر روی منتقل می‌شود اما هر سرشماره آن امکان مکالمه همزمان 30 کانال را می‌دهد و سیپ ترانک‌ها که معمولا روی بستر اینترنت یا از طریق رادیو از مبدا شرکت‌های FCP مثل شاتل، آسیاتک، پیشگامان و …به مقصد منتقل می‌شوند. تمام این خطوط با سیستم تلفن VoIP سازگار هستند اما سیپ ترانک به دلیل ماهیت دیجیتالی و پروتکل مورد استفاده سازگاری بیشتر دارد و برای ارتباط با سرور نیازی به هیچ سخت‌افزاری ندارد.

استفاده از خط تلفن ویپ کاملا وابسته به نیاز و شرایط شرکت یا سازمان است. اگر تماس‌های زیادی دارید؛ مسلما خط تلفن آنالوگ مناسب شما نیست. اگر دفترکارتان استیجاری است و حجم تماس زیادی ندارید خط تلفن اینترنتی یا سیپ ترانک بهترین گزینه است و اگر تعداد تماس‌های زیادی دارید و به دنبال یک خط تلفن پایدارتر نسبت به خط تلفن اینترنتی هستید؛ خطوط ایوان گزینه‌ای ایده‌آل برای شماست.

سیستم تلفن VoIP راهکاری نوین برای ارتباطات تلفنی

قافله سرویس‌های ارتباطی همینطور در حال گذر است و کسب‌و‌کارها نیز هر لحظه به این فکر می‌کنند که چطور می‌توانند همراه شوند و از قافله عقب نمانند. هر لحظه دوری از تکنولوژی‌های ارتباطی و ماندن در برزخ سرویس‌های منسوخ باعث دور شدن شما از میدان رقابت می‌شود. تکنولوژی VoIP در سال 2020 توانست کمپانی پاناسونیک را که سال‌ها تجهیزات تلفنی تولید کرده بود و پرچم‌دار سرویس‌های مدیریت تماس بود از میدان رقابت دور کند و این کمپانی در یک ایمیل رسمی اعلام توقف تولید محصولات کرد. این موضوع می‌تواند یک درس عبرت برای کسب‌و‌کارهایی باشد که همچنان از سرویس‌های  ارتباطی منسوخ استفاده می‌کنند.

مهم‌ترین نکته برای راه‌اندازی و استفاده از خدمات سیستم راه‌ندازی سیستم تلفن VoIP این است که بدانید چه چیزی از این سرویس می‌خواهید و چطور شده که به فکر مهاجرت یا استفاده از از سرویس VoIP افتادید. این اطلاعات را در قالب «شرح نیاز» آماده کنید زیرا بهترین راهنما برای دریافت بهترین مشاوره از شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات و پشتیبانی VoIP است.

استفاده از سیستم تلفن ویپ سه مزیت مهم شامل کاهش هزینه مکالمات، افزایش فروش و افزایش رضایت‌مندی مشتریان را همراه دارد. اگر می‌خواهید از قافله عقب نمانید و از مزایای داشتن سرویس VoIP بهره‌مند شوید برای اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان با شماره 91005004 تماس بگیرید یا فرم زیر را پر کنید. حداکثر تا دو ساعت آینده با شما تماس می‌گیریم.