سافت فون چیست؟ + (دانلود، مزایا، معایب و انواع)

آیا با فناوری ویپ (VoIP) آشنا هستید؟ منظور همان تکنولوژی‌ست که بستری برای برقراری تماس‌های تلفنی روی شبکه داخلی و اینترنت فراهم می‌کند. این روزها، چابکی و امکانات مختلف ویپ باعث شده که بسیاری از کسب‌وکارها برای تجهیز مراکز تماس و راه‌اندازی سیستم تلفن شرکتشان به‌سراغ آن بروند. این فناوری نیاز به ابزارها و ملزوماتی دارد که سافت فون (Softphone) یکی از آنها است. «سافت‌فون‌ها نرم‌افزارهایی هستند که برای برقراری تماس تلفنی از راه فناوری ویپ به آنها نیاز دارید» تلفن‌های نرم‌افزاری دقیقا شبیه به تلفن تحت شبکه سخت‌افزاری هستند؛ از طریق آنها می‌توانید شماره‌گیری کنید، پاسخ‌گوی تماس‌های ورودی باشید و در صورت نیاز تماسی را انتقال دهید. استفاده از سافت‌ فون به کاهش هزینه‌ خرید تجهیزات VoIP بسیار کمک می‌کند. در این مقاله درباره مزایا و معایب این تلفن‌های نرم‌افزاری بیشتر برایتان خواهیم گفت.

با تلفن نرم‌ افزاری یا سافت فون آشنا شوید

زمانی که از سیستم ویپ برای برقراری تماس‌های تلفنی استفاده می‌شود، نیاز به نرم‌افزاری خواهید داشت که روی دستگاه‌هایی مانند رایانه، تلفن همراه هوشمند یا تبلت نصب شوند. این نرم‌افزار همان سافت‌فون است. چنین نرم‌افزاری از طریق شبکه‌ داخلی سازمان یا اینترنت به سیستم تلفن VoIP متصل می‌شود و همان کارهایی را انجام می‌دهد که با تلفن سخت‌افزاری قابل‌انجام است. با وجود سافت‌فون، کاربرانی که از شبکه ویپ برای تماس استفاده می‌کنند، دست به شماره‌گیری می‌زنند و به‌کارگرفتن تمام امکانات و کاربردهای دیگر ویپ هم با آن مقدور است. چه امکانات و کاربردهای دیگری؟

• شماره‌گیری؛
• انتقال تماس؛
• نگه‌داشتن (Hold) فرد پشت خط؛
• پیام‌های صوتی؛
• داشتن چند خط؛
• و… .

ارتباط صوتی در این شرایط از راه نرم‌افزار تلفنی در قالب بسته‌ای به پرووایدر (Provider) یا همان تأمین‌کننده مرکز تلفن ویپ فرستاده می‌شود. اطلاعات دریافتی به شکل بسته‌های صوتی درمی‌آیند و به کاربر در سوی دیگر تماس انتقال پیدا می‌کنند. این روند میان دو طرف تماس شکل می‌گیرد و امکان برقراری مکالمه‌ای به‌وجود می‌آید که از کیفیت خوبی برخوردار است. پس اساس تلفن‌های مذکور نرم‌افزار است که از راه سیستم‌های سخت‌افزاری مانند تلفن هوشمند یا رایانه امکان تماس را برقرار می‌کند.

«سافت‌فون‌ها نرم‌افزارهایی هستند که برای برقراری تماس تلفنی از راه فناوری ویپ به آنها نیاز دارید» تلفن‌های نرم‌افزاری دقیقا شبیه به تلفن تحت شبکه سخت‌افزاری هستند؛ از طریق آنها می‌توانید شماره‌گیری کنید، پاسخ‌گوی تماس‌های ورودی باشید و در صورت نیاز تماسی را انتقال دهید. استفاده از سافت‌ فون به کاهش هزینه‌ خرید تجهیزات VoIP بسیار کمک می‌کند.

ویژگی‌های تلفن نرم افزاری چیست؟

رابط کاربری سافت‌فون بسیار ساده و مطلوب است. گاهی امکان شخصی‌سازی آن متناسب با هر کسب‌وکاری هم وجود دارد. از ویژگی‌های مطلوب و شاخص تلفن نرم‌افزاری باید به موارد زیر هم اشاره کنیم:

• تماس سه‌جانبه؛
• انتظار تماس (Call Waiting)؛
• اعلام شماره تماس‌گیرنده (Caller ID)؛
• قطع و کنترل صدا؛
• پیام صوتی؛
• و… .

مزایای سافت فون چیست؟

استفاده از تلفن‌های نرم‌افزاری مزایای پرشماری دارد. برای مثال:

• صرفه‌جویی در هزینه‌ها؛
• کاربرپسندبودن و امکان ارتقا؛
• بی‌نیازی به خطوط اختصاصی؛
• ارتباطات امن؛
• امکان ایجاد ارتباطات یکپارچه؛
• قابلیت کنترل از راه دور.

۱.صرفه‌جویی در هزینه‌ها

استفاده از سافت فون باعث می‌شود که نیازی به خرید تلفن‌های فیزیکی نداشته باشید. با چنین سیستمی احتیاجی به اختصاص فضایی برای پاسخ‌گویی تلفن هم وجود ندارد و همه این‌ها یعنی صرفه‌جویی قابل‌اعتنایی در زمینه هزینه‌ها خواهید داشت.

۲.کاربرپسندبودن و امکان ارتقا

تلفن‌های نرم‌افزاری برنامه‌هایی ساده هستند و مانند اپلیکیشن‌های خوش‌ساخت دیگر از سوی کاربران با استقبال روبه‌رو می‌شوند. در واقع، کارکردن با آنها بسیار ساده است و تقریبا همه می‌توانند به‌راحتی از این امکانات استفاده کنند. از آنجا که این تلفن‌ها نرم‌افزاری هستند، امکان ارتقا و به‌روزرسانی‌شان مدام وجود دارد. شرکت‌های سازنده‌شان می‌توانند به شمار امکانات و قابلیت‌هایشان در طول زمان اضافه کنند.

۳.ارتباطات امن

در سیستم‌های تلفن تحت‌شبکه ارتباطات رمزگذاری می‌شوند. بودن پروتکل‌های امنیتی در این سیستم‌ها یعنی تماس‌های‌تان امن‌وامان هستند و هیچ تهدیدی درباره آنها از بیرون وجود ندارد. ارکان و شکل‌های گوناگون تماس‌ها مانند تماس صوتی معمولی یا کنفرانس ویدئویی و چت نوشتاری و… در امنیت انجام می‌شوند.

4.امکان ایجاد ارتباطات یکپارچه

تلفن اینترنتی می‌تواند بستری یکپارچه از ارتباطات را برای مدیریت تماس‌های داخلی و خارجی هر کسب‌وکار فراهم کند. با وجود آن، کارکنان با هم و با مشتریان در ارتباطی منسجم قرار می‌گیرند که امکان اموری مانند ارسال پیام‌های فوری، صوتی و استفاده از امکانات مختلف دیگر را مقدور می‌کند. به‌عنوان مثال با اتصال ویپ به CRM می‌توانید در لحظه تماس ورودی اطلاعات و سابقه مشتریان را به‌شکل پاپ‌آپ ببینید.

5.قابلیت استفاده در هر کجا

با نصب سافت فون از هر نقطه جهان می‌توانید از امکانات تلفن‌های نرم‌افزاری استفاده کنید. این موضوع برای شرکت‌هایی مفید خواهد بود که نظام دورکاری دارند و کارکنانشان از نقاط مختلف کشور و حتی دنیا مشغول به فعالیت هستند. فرقی نمی‌کند که در کجا باشید، در هر حال با وجود برنامه نرم‌افزاری تلفن و در دست‌داشتن ابزارهایی مانند رایانه، تبلت یا تلفن هوشمند می‌توانید با محل کارتان در ارتباط قرار بگیرید و پاسخ‌گوی تماس‌های مختلف باشید.

بهترین سافت فون کدام است؟

از میان گزینه‌های موجود در بازار، بهترین سافت فون کدام است؟ به موارد زیر نگاهی داشته باشید:

• zoiper
• 3cx
• Xlite

1) سافت‌ فون Zoiper

زویپر (Zoiper) یکی از بهترین Softphoneهایی است که می‌توانید استفاده کنید. به‌کارگیری این نرم‌افزار می‌تواند تماس‌های باکیفیتی برایتان رقم بزند. رابط کاربری آن ساده است و کیفیت صوتی خوبی ارائه می‌کند. برای راه‌اندازی مرکز تماس، رفع نیازهای ارتباطی کاربران معمولی یا ارائه‌دهندگان خدمات هم استفاده از این مورد توصیه می‌شود. زویپر را می‌توانید روی ویندوز، مک، لینوکس و سیستم‌عامل‌های IOS و Android نصب کنید.

سایت اصلی Zoiper

2) سافت‌ فون 3CX

این نرم‌افزار هم رایگان و کاربردی است. فرقی نمی‌کند که برای استفاده‌های تجاری به‌دنبال تلفن اینترنتی هستید یا مصارف دیگر، در هر حال 3CX به کمکتان می‌آید. این برنامه امکانات مطلوبی نظیر گفت‌وگوی زنده وبسایت، کنفرانس ویدئویی و قابلیت‌های مختلف دیگر دارد. نصب و استفاده از 3CX کاری ندارد و در طی مراحلی ساده انجام می‌شود. 3CX را می‌توانید روی گوشی‌های اندروید، IOS و ویندوز دسکتاپ نصب کنید.

سایت اصلی 3CX

3) سافت‌فون X-Lite

اگر از این مورد استفاده کنید هم امکاناتی مانند پشتیبانی ۲ خط برای تماس، پشتیبانی‌های صوتی و تصویری وجود خواهد داشت. ایکس‌لایت هم از گزینه‌هایی است که به‌کارگیری‌شان در سیستم ارتباطی شرکت‌ها توصیه می‌شود.

سایت اصلی X-Lite

چالش‌های استفاده از سافت فون

چیزی که همه ما در تجربه استفاده از ابزار و محصولات درک کرده‌ایم، این است که هر ادات و ابزاری در کنار مزایا و سودمندی‌های خود چالش‌هایی نیز به همراه دارد. تلفن های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری هرکدام مزایا و چالش‌های خود را دارند. حالا بیایید با هم ببینیم که استفاده از سافت فون می‌تواند چه معایبی داشته باشد.

پایداری

هر سیستمی برای استفاده بهینه نیاز به قابل‌اعتماد بودن و پایداری دارد. این ویژگی در مورد سیستم تلفنی می‌تواند بسیار بااهمیت‌تر باشد. از آنجایی که سافت فون ها بر روی سیستم کامپیوتر و بستر نرم‌افزاری نصب هستند، ممکن است با ایجاد هر ایراد و مشکلی برای سیستم شما پایداری ارتباطات تلفنی شما دچار اختلال شود.

از طرفی وقتی یک کارشناس کامپیوتر خود را روشن نکند صدای زنگ تلفن به گوش نمی‌رسد و می‌تواند بهانه‌ای برای از دست رفتن تماس‌ها پیدا شود.

اشغال حجم فضای نصب

از آنجایی که سافت فون بر روی سیستم کامپیوتری یا تلفن هوشمند نصب می‌شود فضایی را اشغال می‌کند که ممکن است عملکرد دستگاه را تحت تاثیر قرار دهد. برای نصب سافت فون بر روی تلفن همراه و فضاهایی که اشغال می‌کند باید حتما این مورد را درنظر داشته باشید تا با مشکلات ناشی از آن روبرو نشوید.

نیازمندی به اینترنت

برای برقراری تماس از طریق سافت فون شما حتما نیاز به اینترنت دارید. اشکالات و اختلالات اینترنت بر روی تماس‌های شما بر این بستر تاثیرگذار است و آن را با چالش مواجه می‌کند.

از طرفی کیفیت صدا نیز بسته به کیفیت اینترنت ممکن است دچار افت و خیز شده و با وضوح کافی منتقل نشود. البته این موارد از معایب سافت فون نیستند ولی ممکن است تماس‌های شما را تحت تاثیر قرار دهند و بهتر است مدنظر قرار بگیرند.

 

تفاوت سافت فون و تلفن‌های سخت‌افزاری

تلفن‌های تحت شبکه به اشکال و انواع مختلفی در بازار و در میان متقاضیان عرضه می شوند. در دو دسته بسیار کلی می‌توان این بخش از سیستم تلفنی ویپ را شامل تلفن‌های نرم‌افزاری و تلفن‌های سخت‌افزاری دانست.

دسته تلفن‌های تحت شبکه سخت‌افزاری داخل خود یک سیستم عامل دارند و اطلاعات را از طریق نمایشگر به کاربر خود نشان می‌دهند و کاربر از طریق صفحه کلید اجازه کنترل اطلاعات را دارد. برخی از آی پی فون‌ها حتی قادرند تماس ویدئویی برقرار کنند و درون بدنه خود دوربینی برای انتقال تصویر دارند.

در سافت فون، نرم‌افزار بر روی یک سیستم عامل نصب و اجرا می‌شود که مسئول اجرای بسیاری از عملکردها به‌غیر از برقراری تماس است و مانند تلفن‌های سخت‌افزاری یک سیستم عامل اختصاصی وجود ندارد که همیشه و به صورت متمرکز بر روی برقراری و مدیریت تماس کار کند. این همان دلیلی است که به تلفن سخت افزاری کمک می‌کند که قابل اطمینان‌تر و پایدارتر باشد.

 

تلفن تحت شبکه سخت‌افزاری

این دسته شامل دستگاه‌های  فیزیکی است که انواع مختلفی دارد و راج‌ترین آن مدل تلفن رومیزی است. تلفن‌های رومیزی ا دسکتاپ تحت شبکه مشابه تلفن‌های سنتی که با خطوط تلفن شهری کار می‌کنند به طور معمول یک گوشی یا هندست دارند که بر روی یک بیس قرار گرفت است. با برداشتن گوشی مانند تلفن‌های آنالوگ سنتی صدا رد و بدل می‌شود و ارتباط شکل می‌گیرد. البته این تشابه از نظر فیزیکی است و امکانات تلفن‌های تحت شبکه بسیار متنوع و گسترده است. امکاناتی که بر روی بیس تلفن‌ها وجود دارد در هر تلفن متفاوت است و با توجه به مدل و کاربری آن تغییر می‌کند.

تلفن تحت شبکه نرم‌افزاری

سافت فون  یا تلفن ویپ نرم‌افزاری به‌عنوان یک نرم‌افزار بر روی سیستم عامل سیستم کامپیوتری یا گوشی تلفن همراه شما نصب می شود و حضور فیزیکی ندارد. سافت فون ها بر روی سیستم عامل‌های مختلف قابل نصب هستند و بسیاری از نسخه‌های آنها رایگان است.

امکانات عمومی که بر روی هر دو دسته از تلفن‌ها وجود دارد مشابه است ولی نحوه تنظیمات و کاربری هر یک متفاوت خواهد بود. پس بهتر است قبل از این که هر یک از آنها را به عنوان تلفن شرکت یا سازمان خود انتخاب کنید در مورد آنها بیشتر بدانید. در این مطلب سعی کردیم در مورد تلفن‌های نرم‌افزاری بیشتر توضیح دهیم تا با مزایا و چالش‌های استفاده از سافت فون بهتر بدانید.

کدام انتخاب بهتر است؟

به طور کلی تلفن های نرم افزاری سخت‌افزاری ویپ جایگاه خاص خود را در کسب‌و کارها دارند. گاهی ممکن است مدیران تصمیم بگیرند که از ترکیب این دو برای سازمان خود استفاده کنند. مثلا ممکن است برای نیروهای حضوری مستقر در دفتر کار از تلفن‌های سخت‌افزاری استفاده کنید و برای افراد دورکار یا نیروهایی که مدام پای کامپیوتر هستند سافت فون نصب کنید. استفاده هیبریدی این دو در کنار هم هیچ تداخلی ایجاد نخواهد کرد و فعالیت‌هایی مانند کنفرانس تماس، ترنسفر و انتقال تماس، Pick Up کردن و سایر کارهای مشابه بین این دو نوع به راحتی میسر و مقدور است.

به‌ طور کلی تلفن‌های سخت افزاری برای افرادی که به قابلیت اطمینان بالا نیاز دارند و به کیفیت صدا بسیار اهمیت می‌دهند مناسب‌تر است. از سوی دیگر این افراد باید برای خرید و تهیه آن هزینه‌های بیشتری بپردازند. از طرفی امکانات و تنظیمات فراوانی نیز در اختیار خواهند داشت.

تلفن‌های نرم افزاری را بیشتر شرکت‌هایی انتخاب می‌کنند که مقیاس‌پذیری، هزینه پایین تجهیزات و قابلیت دورکاری را به عنوان ویژگی‌های اصلی یک سیستم تلفنی مد نظر دارند. این افراد امکانات و پایداری کمتر را خواهند داشت و در قبال آن هزینه و تحرک بیشتری را دارند.

 

در آخر

تلفن‌های اینترنتی باکیفیت و سهولتی که در استفاده ارائه می‌کنند، کار را برای مدیریت ارتباطات راحت‌تر کرده‌اند. با تهیه سیستم تلفن ویپ و راه‌اندازی تماس‌ها در بستر شبکه و به‌کارگیری سافت فون می‌توانید هم در هزینه‌های مختلف صرفه‌جویی کنید و هم از امکانات تماس و ارتباطات رنگارنگی بهره ببرید که قابلیت ارتقا دارند و می‌توانند در گذر زمان به‌روزرسانی شوند. جالب است. این‌طور نیست؟ استفاده از فناوری‌های چابکی که امکان تغییر و رشد را فراهم می‌کنند در این روزها ضروری‌تر از گذشته است.