انواع مرکز تلفن VoIP + مزایا و معایب

در سال‌های اخیر سرویس‌های مدیریت تماس مبتنی بر ویپ در بین مشاغل محبوبیت بیشتری پیدا کرده‌اند و سیستم­‌های تلفن سنتی مثل سانترال پاناسونیک جای خودشان را به انواع مرکز تلفن VoIP داده‌اند. مزایای مرکز تلفن VoIP آن‌قدر زیاد است که بعید می‌دانیم کسب‌و‌کاری با دانستن آنها همچنان از سرویسی استفاده کند که کمپانی سازنده‌اش هم از آن قطع امید کرده است! بهتر است بدانید که:

خبر توقف تولید سانترال پاناسونیک به‌شکل رسمی در سال 2020 اعلام شد؛ کمیابی و گران‌شدن قطعات و نبود مراکز خدمات سانترال پاناسونیک از جمله عواقب این اتفاق است.

سیستم تلفن VoIP تنوع زیادی دارد که با آگاهی از امکانات، مزایا و معایب هرکدام می‌توانید بهترین گزینه را برای‌ کسب‌و‌کار یا سازمان‌تان انتخاب کنید. سرویس تلفن ویپ به سه دسته کلی «نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و ابری» تقسیم می‌شود که هر کدام براساس امکانات مورد نیاز شما، بودجه و اندازه کسب‌و‌کار یا سازمان‌تان باید انتخاب شوند.

مرکز تلفن ویپ نرم‌افزاری مناسب زمانی‌ست که نیاز به شخصی‌سازی و ارتباط با نرم‌افزارهای درون‌سازمانی دارید و نمی‌خواهید هیچ محدودیتی در اضافه‌کردن داخلی یا تغییر ویژگی‌ها داشته باشید. IP PBX سخت‌افزاری مناسب زمانی‌ست که نیازهای شما در یک محدوده و مشخص است، نمی‌خواهید شخصی‌سازی کنید و می‌خواهید کمتر هزینه کنید، این سرویس‌های مدیریت تماس نیاز به هیچ سرور و تجهیزاتی مثل مبدل‌ خط شهری ندارند و در ابعاد کوچک می‌توانند امکانات پایه‌ای یک سیستم تلفن تخت‌شبکه را در اختیارتان قرار دهند. مرکز تلفن ابری نیز مناسب کسب‌وکارهای کوچک است که می‌خواهند با کمترین هزینه صرفا ویژگی‌هایی مثل تماس‌ ورودی‌و‌خروجی، تلفن گویا و… داشته باشند.

در ادامه به بررسی انواع مرکز تلفن VoIP و ویژگی­های آنها می‌پردازیم تا بتوانید با آگاهی بیشتر انتخابی بهتر داشته باشید.

انواع سیستم­ تلفن ویپ

سیستم‌های تلفنی مبتنی بر ویپ شکل‌های مختلفی دارد و هر کدام پیچیدگی‌ها و ویژگی‌های خاص خود را دارند که در یک دسته­‌بندی کلی انواع مرکز تلفن VoIP را می­‌توان در سه گروه مرکز تلفن ویپ نرم‌افزاری، مرکز تلفن ویپ سخت‌افزاری و مرکز تلفن ویپ ابری قرار داد. ممکن است بخواهید اطلاعات بیشتری درباره این فناوری بدانید؛ پیشنهاد می‌کنیم مقاله «VoIP چیست؟» را مطالعه کنید.

1) مرکز تلفن VoIP سخت افزاری

این گروه­ شامل سخت‌افزاری می­شود که نقش سیستم تلفن ویپ و مبدل‌ها را به صورت همزمان بر­عهده دارد و کلیه تنظیمات بر روی آنها انجام می‌شود. در این دسته از انواع سیستم تلفن VoIP امکانات پیش‌فرضی مثل امکان ارتباط مستقیم با خط شهری، ارتباط با تجهیزات آنالوگ مثل گوشی تلفن و فکس سخت‌افزاری وجود دارد که سرویس‌های نرم‌افزاری برای چنین امکاناتی نیاز به تجهیزات جانبی خواهند داشت.

تعداد خطوط شهری و یا دستگاه‌های آنالوگ که قابلیت اتصال به این دستگاه‌ها را دارند بسته به نوع آنها متفاوت است. به‌عنوان مثال اگر می‌خواهید یک خط E1، چهار خط آنالوگ شهری و پنج تلفن پاناسونیک و دو دستگاه فکس را به مرکز تلفن ویپ سخت افزاری خود ارتباط دهید، باید دستگاهی را انتخاب کنید که قابلیت پشتیبانی از خطوط ای­وان را داشته باشد و حداقل داری 4 پورت FXO برای اتصال خطوط شهری و 7 پورت FXS برای متصل کردن 5 گوشی تلفن و 2 دستگاه فکس آنالوگ را داشته باشد.

– مزایای مرکز­ تلفن ویپ سخت ­افزاری

کسانی که این دسته از انواع مرکز تلفن VoIP را انتخاب می کنند عمدتا گروهی هستند که خواسته‌های محدودی از سیستم­ تلفن خود دارند و تمایل دارند خود را به­‌هیچ‌­عنوان درگیر عملکرد مرکز­تماس مجموعه نکنند. این انتخاب برای این دسته از افراد انتخاب بسیار مناسبی به شمار می­‌رود، چون این تجهیزات به­‌صورت مستقل در شبکه به کار خود ادامه می­­‌دهند و تنظیمات یا تخصص خاصی را نمی‌­طلبند.

– معایب مرکز­ تلفن ویپ سخت ­افزاری

همانطور که می‌دانیم مزایای سیستم تلفن VoIP برای کسب‌و‌کارها و سازمان‌ها کم نیست؛ ولی در مرکز تلفن سخت­افزاری امکانات از پیش تعریف شده‌ای گنجانده شده و امکانات محدودی را به کاربران می‌دهد و امکان شخصی‌سازی ندارد. در صورت نیاز به مزایای بیشتر، دست شما در بهره‌گیری از امکانات برای خواسته های جدید چندان باز نیست و ناچارید به این امکانات بسنده کنید. حتی تعداد کاربرانی که امکان استفاده از این نوع سیستم تلفن را دارند محدود خواهد بود. در­صورت گسترش کسب‌و‌کار شما و یا افزایش تعداد خطوط و داخلی، شما نیاز به تغییر تجهیزات و یا مهاجرت به سیستم ­تلفن نرم ­افزاری دارید و این مورد را می­توان از چالش­های این نوع سرویس تلفن دانست.

2) مرکز ­تلفن ویپ نرم ­افزاری، یکی از محبوب‌ترین انواع مرکز تلفن VoIP

در این گروه از انواع سیستم تلفن VoIP، این امکان را دارید تا بتوانید بر اساس نیاز‌تان سرویس تلفن را شخصی‌سازی کنید، به سرویس‌های درون سازمان وصل کنید و هرگونه تغییری که نیاز دارید اعمال کنید. مرکز تلفن ویپ نرم‌افزاری در بازار ایران تنوع زیادی دارد.

– مزایای مرکز ­تلفن ویپ نرم­‌ افزاری

تمام آنچه از مزایای انواع سیستم­ تلفن ویپ شنیده‌اید در نوع نرم‌افزاری یک‌جا و بدون هیچ محدودیتی وجود دارد. با توجه به امکان برنامه­نویسی بر روی مرکز تلفن ویپ نرم‌ افزاری، می‌توان مزایای این دسته از انواع سیستم تلفن VoIP را بی‌شمار دانست. تعداد کاربران و تماس‌های همزمان انواع مرکز تلفن ویپ نرم‌افزاری محدودیت ندارد و با بزرگ شدن مجموعه و نیازهای ارتباطی آن، قابلیت گسترش و انطباق دارد.

– معایب مرکز­ تلفن ویپ نرم ­افزاری

این یک واقعیت است که در انواع مرکز ­تلفن VoIP نرم­افزاری امکان تغییرات و تنظیمات متناسب با نیاز­های کسب‌و‌کارها را به شکل کاملی در اختیارتان قرار می­دهد، ولی فراموش نکنید که اعمال این تغییرات نیازمند تخصص و مهارت است که بدون آن می‌تواند منجر به اختلال در سیستم یا امنیت سیستم ­تلفن تحت شبکه شما شده و مخاطراتی را به­همراه داشته باشد. درصورتی‌که در انتخاب مجری راه­اندازی سیستم­تلفنی ویپ خود دقت کرده باشید می­توانید با تهیه مراحل پشتیبانی VoIP از این بابت مطمئن باشید، ولی در غیر این‌صورت هرگز دسترسی تغییرات سیستم را به افراد نامتخصص نسپارید و با امنیت خاطر از این دسته از انواع سیستم ­تلفن VoIP استفاده کنید.

بهترین سیستم تلفن ویپ نرم‌افزاری چه ویژگی‌هایی دارد؟

با توجه به توضیحاتی که در بالا دادیم، شاید نیاز به این باشد که خیلی کوتاه در مورد اینکه بهترین نرم­افزار VoIP توضیحاتی آورده شود. در ابتدا و قبل از هر چیز باید بدانید که بهترین مورد می‌تواند بسته به نیاز شما متفاوت باشد و معمولا نمی‌توانیم نسخه‌ای عمومی بپیچیم؛ بنابراین به توضیحات کلی بسنده می‌کنیم و به این نکته واقفیم که مشاوران و متخصصان نصب و راه اندازی VoIP می‌­توانند مورد به مورد نظرات کارشناسی مختلفی داشته باشند. در بازار ایران دو نوع سرویس تلفن ویپ نرم‌افزاری وجود دارد؛ آنهایی که به‌اصطلاح کدباز هستند و به رایگان قابل دسترسی هستند و آنهایی که برخی از شرکت‌ها خودشان طراحی و توسعه داده‌اند. مسلما نرم‌افزارهای ایرانی به دلیل پشتیبانی و خدمات بهتر گزینه مناسب‌تری نسبت به نرم‌افزارهای رایگان هستند.

نرم افزار مرکز تماس پیوندتل + 365 روز پشتیبانی رایگان

در حالت کلی به خاطر داشته باشید که با توجه به امکان تغییر اندازه مجموعه در آینده، سناریو­های متفاوت ارتباطات در سازمان، با توجه به نوع کسب‌و‌کار و پویایی فرایندها، می­توان از نرم­افزار­‌های مختلف استفاده کرد. تعداد تماس­های همزمان مجموعه نیز معیار مهمی برای انتخاب بهترین نرم­افزار VoIP است. اطمینان از بکارگیری تمامی تدابیر امنیتی در راه‌­اندازی سیستم­ تلفن و پشتیبانی مناسب نیز موارد مهمی هستند که هرگز نباید از آنها گذشت.

همینطور فراموش نکنید که سرویس تلفن شما قرار است در خدمت شرایط شما باشد، پس بهتر است که با شرایط کاری شما، فرهنگ سازمانی، زبان و تاریخ و دیگر جزئیات کاری شما هماهنگ باشد تا بهترین کارایی را برای مجموعه شما داشته باشد. انتخاب یک نرم­ افزار ویپ ایرانی که تیمی متخصص در پشتوانه خود داشته باشد، گاهی می‌تواند انتخاب بهتری برای یک شرکت یا سازمان مستقر در ایران باشد.

3) استفاده از تکنولوژی ابری در انواع مرکز تلفن VoIP

سرویس Hosted PBX یا مرکز تلفن ابری یک راه حل مبتنی بر ابر است که می‌تواند هزینه‌های نصب و راه اندازی VoIP را در یک سازمان کاهش دهد و مزایای خدمات ویپ را نیز داشته باشد. کسب‌و‌کارها از طریق شبکه به یک سانترال مبتنی بر ابر متصل می‌شوند و تمام مسئولیت سخت­افزار، نرم­افزار، نگهداری، امنیت و بروزرسان‌ها را به شرکت‌های ارائه دهنده خدمات سیستم تلفن ابری می­سپارند. این نوع مرکز تلفن VoIP می‌تواند نیازهای تعمیر، نگهداری،آموزش و همچنین سرمایه­گذاری اولیه برای خرید سخت‌افزار و راه‌اندازی یک سیستم تلفن سازمانی را کاهش دهد. انتخاب این مرکز تلفن ابری نیاز به اطلاعات بیشتری دارد که در مقاله دیگری به آن می‌پردازیم.

چطور بهترین گزینه را از میان انواع مرکز تلفن VoIP انتخاب کنیم؟

به عنوان یک مدیر کسب‌و‌کار، مطمئناً می‌خواهید بهترین سیستم تلفن را برای نیازهای سازمان خود پیدا کنید. با وجود تعداد زیادی از رقبای سیستم تلفنی که امروزه سیستم‌های ارتباطی با کیفیتی را ارائه می‌دهند، تشخیص اینکه کدام یک را انتخاب کنید می‌تواند دشوار باشد. اگر به دنبال یک سیستم تلفن VoIP جدید هستید، حتما این 7 مرحله را برای انتخاب ارائه دهنده VoIP مناسب برای سازمان خود مرور کنید.

1. از خودتان بپرسید که چه نوع سیستم تلفنی نیاز دارید.

امروزه انواع مختلفی از سیستم های تلفن سازمانی و پلت فرم‌های ارتباطی در دسترس کسب و کارها است. ویپ هم یکی از این انواع است، اما به دلیل راحتی، مقرون به صرفه بودن و انعطاف پذیری، روز به روز محبوبیت بیشتری پیدا کرده است. بخشی از این محبوبیت به دلیل کار کرده سیستم با اینترنت است که زیرساخت و بستر آن در تقریبا تمام شرکت‌ها وجود دارد. بعلاوه، استفاده از اینترنت به سیستم‌های تلفنی اجازه می‌دهد تا با سایر سیستم‌های دیجیتال، از جمله پلت‌فرم‌های تماس ویدیویی و چت و ویدیوکنفرانس و غیره یکپارچه شوند.

هنگام انتخاب یک ارائه دهنده VoIP برای خود، با تعیین اینکه چه نوع سرویس VoIP برای نیازهای شما مناسب است شروع کنید.

2. تصمیم بگیرید که به کدام ویژگی‌های VoIP نیاز دارید

گام بعدی تعیین ویژگی‌های VoIP برای ارتباطات است. همانطور که می‌دانید لیستی طولانی از ویژگی‌های سیستم تلفنی ویپ وجود دارد. بنابراین می‌توانید این گگام را با این ایده که این ویژگی‌ها تا چه حد برای شما اهمیت دارند شروع کنید. مثلا آنها را با عباراتی مثل “حتما”، “خوب است”، “اصلا” علامت‌گذاری کنید.

با این لیست علاوه بر راحت‌تر شدن کار برای راه‌اندازی می‌توانید در ادامه نیز این لیست را تکمیل کنید و به مرور سیستم تلفنی خود را با برنامه مشخص ارتقا ببخشید.

3. تعداد حدودی کاربران را مشخص کنید.

بسیاری از ارائه دهندگان VoIP بر اساس تعداد کاربران قیمت گذاری می‌کنند و برنامه هایی را در حالت پایه قرار می‌دهند. قبل از انتخاب شرکت، تعیین کنید که شرکت شما چند کاربر سرویس VoIP دارد.

به طور معمول، هر کارمند به داخلی خود نیاز دارد. با این حال، ممکن است کارمندانی داشته باشید که به سیستم های تلفنی نیازی ندارند یا بیشتر از یک داخلی احتیاج دارند. اگر مطمئن نیستید، نگاهی به نحوه تعیین تعداد خطوط داخلی مورد نیاز خود بیندازید.

در نظر گرفتن تعداد کاربران هنگام بودجه بندی سیستم VoIP مفید خواهد بود. وقتی کسب و کار شما با خطوط تلفن بیشتری اقدام می‌کند، برخی از ارائه دهندگان سرویس‌هایی را با تخفیف ارائه می‌دهند.

4. بودجه خود را برای انواع مرکز تلفن VoIP تعیین کنید.

چقدر حاضرید برای سیستم VoIP خود هزینه کنید؟ خوشبختانه در سیستم VoIP در مقابل سیستم تلفن ثابت، قیمت گذاری انعطاف‌پذیر و بسیار به‌صرفه است. با انتخاب یک ارائه دهنده VoIP، اکثر مشاغل می‌توانند سیستمی را پیدا کنند که متناسب با بودجه آنها باشد.

اما به خاطر داشته باشید که آنچه می‌پردازید، باعث ویژگی‌های ارتباطی قوی‌تر و امنیت بالاتری خواهد بود.

هنگام تنظیم بودجه، باید فاکتورهای اصلی را در نظر داشته باشید. مراحلی که قبلاً در مورد آنها گفتیم، مانند نوع سیستم تلفنی، ویژگی های مورد نیاز و تعداد کاربران در این میان موثر است. به یاد داشته باشید که ممکن است بسته به نیاز خود نیاز به بودجه‌ای برای سخت افزارهای ارتباطی مانند تلفن‌های رومیزی، هدست و گیتوی و غیره نیز داشته باشید.

5. نیازهای پشتیبانی سیستم خود را در نظر بگیرید.

ممکن است هنگام جستجوی یک شرکت راه‌اندازی VoIP، پشتیبانی به عنوان یک نگرانی فوری به نظر نرسد، ولی پس از راه‌اندازی و استفاده از سیستم، اوضاع فرق می‌کند. اگر با سیستم تلفنی خود به مشکل برخوردید و نیاز به پشتیبانی پیدا کردید می‌خواهید فوراً با یک پشتیبان در تماس باشید.این چیزی است که باید از ابتدا درنظر بگیرید.

ارائه دهندگان مختلف VoIP سیستم‌های پشتیبانی متفاوتی دارند. برخی از برنامه‌های پشتیبانی مشتری 24/7 در دسترس هستند در حالی که برخی دیگر فقط در ساعات کاری جوابگو هستند. برخی گزینه‌های پشتیبانی مانند چت آنلاین یا استقرار را ارائه می‌دهند. بعضی هم ممکن است از شما بخواهند که در “صف تماس” بایستید و منتظر پاسخگوی بعدی باشید.

یک راه خوب برای بررسی سیستم های پشتیبانی مشتری، مقایسه پیشنهادات ارائه دهندگان مختلف VoIP است.

6.مسائل امنیتی را بررسی کنید

به یاد داشته باشید که همه ارائه‌دهندگان سرویس VoIP یکسان نیستند. بسیار مهم است که شرکتی با کیفیت بالا انتخاب کنید تا در مسیر با مشکلاتی مانند تاخیر یا نقض امنیت در هر یک از انواع مرکز تلفن VoIP مواجه نشوید.

وقتی صحبت از امنیت به میان می آید، یعنی شرکتی را انتخاب کنید که از پروتکل‌های امنیتی قابل اعتماد پیروی کند. اطمینان پیدا کنید که شرکت تمام داده‌هایی را که ممکن است در اختیار آنها قرار دهید رمزگذاری کرده و از شبکه های امن استفاده می‌کند. اگر در صنعتی مانند مراقبت های بهداشتی کار می‌کنید که داده‌ها به ویژه حساس‌تر هستند، ممکن است اقدامات امنیتی بیشتری را بررسی کنید. این امنیت می‌تواند شامل احراز هویت چند مرحله‌ای و ممیزی مرکز داده باشد. از اینکه از هر ارائه دهنده VoIP بپرسید که چگونه امنیت داده‌ها را تضمین می‌کند، نترسید.

7. ارائه دهندگان برتر VoIP را مقایسه کنید

پس از درک بهتر مواردی که به آنها اشاره کردیم و شناخت انواع مرکز تلفن VoIP ، می توانید شروع به مقایسه شرکت‌های ارائه سرویس VoIP کنید. حتی اگر یک برند معروف VoIP را انتخاب نکنید، تحقیق و بررسی پیشنهادات آنها به شما درک بهتری از آنچه در جستجوی ارائه دهنده VoIP به دنبال آن هستید می‌دهد.

8. نظرات آنلاین کاربران را بخوانید

اگر هنوز مطمئن نیستید که کدام ارائه دهنده VoIP برای کسب و کار شما مناسب است، بررسی آنلاین می تواند منبع خوبی باشد. بررسی نظرات مشتریان واقعی هر ارائه دهنده VoIP، از جمله مزایا و معایب قابل توجه، می تواند به شما در تصمیم گیری در مورد انتخاب یا عدم انتخاب سرویس آنها کمک کند. در چندین وب سایت نگاه کنید تا مطمئن شوید که تصویر دقیقی از آنچه هر ارائه دهنده ویپ و انواع مرکز تلفن VoIP ارائه می دهد دریافت می‌کنید و نظرات مغرضانه نیستند.

اگر دوست دارید بیشتر بدانید و از مزایا و معایب سرویس‌ها بدانید کارشناسان ما هم در کنار شما هستند که در رفع هر ابهام به شما راهنمایی کنند. با ما تماس بگیرید.

بررسی نیازهای درون‌سازمانی، شرایط استقرار و نگهداری انواع مرکز تلفن VoIP، میزان بودجه و آینده‌نگری از مهم‌ترین نکاتی هستند که باید در زمان انتخاب یکی از از انواع مرکز تلفن VoIP به آن توجه کنید. این موضوع نیاز به تجربه و بینشی دارد که ممکن شما در جایگاه مدیر یک کسب‌و‌کار یا فردی که انتخاب این سرویس به شما سپرده شده است توجه نکنید؛ بهترین راه‌حل پس از بررسی‌های اولیه دریافت مشاوره از یک شرکت متخصص در خدمات VoIP است.