با این 13 نکته از مزایای مرکز تلفن ویپ؛ سانترال پاناسونیک را دور می‌اندازید!

تنها یک تماس از دست رفته یا قطع شده می‌تواند یک مشتری بالقوه را به سمت شرکت دیگری ببرد یا بستن یک قرارداد را لغو کند. نگاه مشتریان به شما گاهی تنها از طریق برقراری یک تماس تغییر می‌کند. برخی از ویژگی‌ها و مزایای مرکز ‌‌­تلفن VoIP می‌تواند تضمین کند که چه خارج از دفتر و چه پشت میز کار هرگز تماسی را از دست نمی‌دهید. نیاز به ارتباطات قابل اعتماد، کسب‌وکارها را در هر نوع، اندازه و صنف به سمت سیستم تلفن ویپ می‌برد که به عنوان یک راه ارتباطی قابل اطمینان، انعطاف‌پذیر و پر مزیت شناخته می‌شود.

قبل از شروع، بهتر است این موضوع مهم را روشن کنیم که مزایای مرکز تلفن VoIP در این مقاله به تمام انواع سرویس VoIP اشاره دارد که با نام‌ها و اصطلاحات دیگر با معانی مشابه شناخته می‌شوند؛ ولی برای شفاف‌بودن موضوع، در این محتوای آموزشی به همه این انواع، تحت عنوان VoIP اشاره خواهیم کرد.

1. کاهش هزینه‌ با استفاده از مرکز تلفن VoIP

تکنولوژی ویپ به کسب‌و‌کار و سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های مرتبط با مکالمات و سیستم تلفن ویپ را کاهش دهند. در ادامه بیشتر به این موضوع می‌پردازیم.

· هزینه خطوط و مکالمات

صرفه‌جویی در هزینه‌ها یکی از مزایای سیستم تلفن ویپ است که تقریباً هر کسب‌و‌کاری از آن استقبال می‌کند. با تغییر روش ارتباطی سنتی امکان استفاده از یک خط تلفن تنها توسط دو تماس گیرنده حذف می‌شود و افراد بیشتری می‌توانند به صورت همزمان از خطوط استفاده کنند. از جمله امکانات مرکز تلفن تحت شبکه برای کاهش هزینه این است که افراد در شعب مختلف بدون محدودیت جغرافیایی می‌توانند به صورت داخلی با هم صحبت کنند و هزینه جابجایی مخابرات و شارژ دقیقه‌ای بطور کامل حذف می‌شود.

· هزینه تجهیزات و سخت‌افزار

یکی از مزایای مرکز تلفن VoIP هزینه کمتر خرید تجهیزات نسبت به سانترال پاناسونیک است. اگر از سانترال پاناسونیک استفاده کرده باشید می‌دانید که برای هر ویژگی پایه‌ مثل تلفن گویا، ضبط مکالمه و … نیاز به خرید کارت جداگانه است؛ به همین دلیل هزینه خرید تجهیزات برای نصب و راه اندازی VoIP نسبت به سانترال‌های آنالوگ کمتر است. لازم به ذکر است که سانترال پاناسونیک در سال 2020 به‌شکل رسمی خبر توفق تولید سانترال پاناسونیک را اعلام کرد. این موضوع باعث افزایش قیمت تجهیزات و کمیاب شدن قطعات می‌شود.

بیشتر بخوانید: توقف تولید «سانترال پاناسونیک» تا 2023 + تاثیرات و جایگزین‌ها

2. تاثیر و مزایای مرکز تلفن ویپ بر طبیعت

در شیوه سنتی، صدا توسط زوج سیم‌های مسی منتقل می‌شوند و این یعنی از بین بردن منابع غنی مس و برداشت بی‌رویه از معادن. در صورتی که در سیستم تلفنی ویپ کاملا یا تا حد بسیاری این منابع طبیعی مس حفظ و برای مصارف منطقی‌تر در نسل‌های آینده نگهداری می‌شود. از طرفی فکس نرم افزاری موجود در سیستم تلفن ویپ تا حد زیادی در صرفه‌جویی کاغذ موثر است که کمک بزرگی به دوستی ما با زمین می‌کند.

3. همیشه و از هر مکان در دسترس هستید

جمع کردن یک گروه کاری با تجربه از جاهای مختلف دنیا یا شهرهای دور و نزدیک ایده بسیار مناسبی هم برای کارفرما و هم نیروی کار است. یکپارچه کردن ارتباط این افراد از مکان‌های مختلف و بدون نیاز به پرداخت هزینه اضافه همان چیزی است که می‌توان از مزایای سیستم تلفنی ویپ شمرد. این امکان مرکز تلفن تحت شبکه به کارمندان اجازه می‌دهد تا به طور موثر از راه دور کار کنند و از راه دور از خدمات صوتی، فکس و ارتباطات دفتر از طریق اینترنت استفاده کنند.

فن آوری ویپ به‌سادگی قابل جابجایی است و به کاربران امکان می‌دهد از خانه و یا خارج از کشور متصل شوند و بدون هیچ محدودیت فیزیکی به کار خود ادامه دهند. بعلاوه در صورتی که شعب دفتر فعلی خود را بیشتر کنید یا به هر دلیلی نیاز به تغییر مکان داشته باشید، سیستم VoIP شما به راحتی قابل انتقال است.

4. کنفرانس صوتی و تصویری

با مزایای مرکز تلفن VoIP، کنفرانس بسیار ساده شده است. هر بار که نیاز به کنفرانس دارید، بدون هزینه خدمات اضافی میزبان چندین تماس باشید و فراتر از تماس های صوتی، به آسانی در یک کنفرانس ویدیویی هم شرکت کنید. در واقع، می‌توانید فرمت‌های رسانه‌ای مختلف (تصاویر، ویدیو و متن) را در طول تماس‌های تلفنی یا ویدیویی خود انتقال دهید تا توانایی خود را در ارائه مطالب یا حل مشکلات به طور چشم‌گیری بهبود بخشید.

5. استفاده بهینه از پهنای باند

یکی دیگر از مزایای مرکز تلفن ویپ که کمتر در مورد آن صحبت می‌شود این است که باعث استفاده کارآمدتر از پهنای باند موجود می‌شود. از آنجایی که تقریباً نیمی از مکالمات صوتی از سکوت تشکیل شده است، VoIP این شکاف‌های اطلاعاتی را با داده‌های دیگر مصرف کنندگان پهنای باند پر می‌کند تا از منابع شما بهتر استفاده کند. علاوه بر این، VoIP امکان فشرده‌سازی و حذف صداهای اضافه گفتاری را برای بهبود بیشتر کارایی فراهم می‌کند.

تنها یک تماس از دست رفته یا قطع شده می‌تواند یک مشتری بالقوه را به سمت شرکت دیگری ببرد یا بستن یک قرارداد را لغو کند. نگاه مشتریان به شما گاهی تنها از طریق برقراری یک تماس تغییر می‌کند.

6. گستره زیادی از ماژول های نرم افزاری

بسیاری از کسب‌و‌کارها به طور کامل تمام مزایا و ویژگی‌های اضافی که در یک سرویس VoIP گنجانده شده است را نمی‌دانند و از آنها استفاده نمی‌کنند. سیستم‌های VoIP به شما این امکان را می‌دهند که امکانات متنوعی را بکار بگیرید تا بهره‌وری کسب‌و‌کار خود را بالا ببرید.

خدمات VoIP معمولاً شامل ویژگی‌هایی مانند شناسه تماس گیرنده، شماره‌های مجازی، لیست و گزارش تماس‌ها، پست صوتی و غیره است، اما همه این ویژگی‌ها می‌توانند به روش‌های پیچیده‌تری برای افزایش کارایی عملیاتی استفاده شوند. به عنوان مثال، می‌توان تلفن‌های ورودی را بر اساس پیش شماره تماس گیرنده به شعب مختلفی متصل کرد و صدها امکانات جذاب دیگر که بسته به سناریوهای مختلف قابل پیاده­ سازی هستند.

به دلیل ماهیت انعطاف‌پذیر این سرویس، خدمات VoIP به­ صورت سفارشی می‌تواند بر اساس نیازهای منحصر به فرد کسب‌وکار شما طراحی شود.

بیشتر بخوانید: آشنایی با مهم‌ترین ماژول‌ های نرم افزاری ویپ

7. انعطاف پذیری شبکه

پیچیدگی شبکه‌های تلفن سنتی عملاً در سیستم تلفنی ویپ حذف شده است. این ویژگی اجازه می‌دهد تا سیستمی استانداردتر پیاده‌سازی شود که از انواع مختلف ارتباطات پشتیبانی می‌کند، در حالی که نسبت به خطاها تحمل بیشتری دارد و نیاز به مدیریت کمتری از تجهیزات دارد. فکس، دستگاه خودپرداز، یا حتی وای‌فای شما می‌توانند با یک زیرساخت مشترک کار کنند.

8. فکس نرم افزاری

از دیگر مزایای مرکز تلفن VoIP این است که نیاز به دستگاه فکس را از بین می‌برد و از طریق IP هزینه‌های بالای فکس‌های سخت‌افزاری و کاغذ و دردسر بایگانی کردن برگه‌های فکس را حذف می‌کند. فکس‌ها می‌توانند دسته‌بندی شده و خودکار از طریق ایمیل هم به اشخاص مربوطه ارسال شوند. در واقع، VoIP حتی برای ارسال یا دریافت فکس نیازی به دستگاه فکس ندارد.

9. دورکاری و ارتباط موثرتر با استفاده مرکز تلفن VoIP

با توجه به اینکه پرسنل شما حالا می‌توانند از نقاط مختلف در دفتر، خانه یا در سراسر جهان کار کنند، نگه داشتن آنها در دسترس، بسیار مهم است. یکی از جالب‌ترین امکانات مرکز تلفن تحت‌ شبکه این است که می‌توانید در چند زنگ اول، یک تماس به تلفن رومیزی خود داشته باشید، سپس در صورت بی‌پاسخ ماندن تماس آن را بر روی  تلفن همراه، تبلت یا لپ‌تاپ خود دریافت کنید. به این ترتیب به تماس‌های فوری بیشتر پاسخ داده می‌شود و زمان کمتری صرف بررسی پست صوتی یا مکاتبه و چت در سایر پلتفرم‌ها می‌شود.

10. هیچ تماسی را از دست نمی‌دهید

یکی از رایج ترین و البته نادرست ترین اعتراضات به VoIP این است که اگر دفتر کار به هر دلیلی اینترنت نداشته باشد، بدون تلفن خواهد بود. اتفاقا یکی از مزایای مرکز تلفن VoIP این است که در صورت قطع شدن تلفن اداری به دلیل عدم وجود شبکه، همیشه می‌توان تماس ها را به تلفن های همراه و سایر دستگاه ها ارسال کرد. این ویژگی یکی از مهم‌ترین مزایای مرکز تلفن VoIP است که به شما کمک می‌کند تماس‌های از دست‌رفته را به حداقل برسانید.

11. سهولت نصب، پیکربندی، تعمیر و نگهداری

نصب تلفن‌های IP حتی برای کسانی که از نظر فنی آگاهی کمتری دارند، بسیار آسان است. نیازی به داشتن تکنسین‌های خبره نیست که سیم‌کشی تلفن را در سراسر دفتر شما اجرا کنند. در عوض، تلفن‌های IP را می‌توان خیلی ساده از جایی به جای دیگر برد و برای داشتن یک داخلی هیچ الزامی به نشستن در جای معین نیست و به‌سادگی می‌توانید گوشی تلفن خود را بردارید و به اتاق یاطبقه دیگری بروید، به بکه وصل کنید و بدون پیکربندی جدید استفاده کنید.

نرم افزار VoIP همچنین اضافه کردن کاربران جدید را بسیار ساده می‌کند و افزودن یا تغییر پیکربندی سیستم شما را بسیار آسان می‌کند. این سادگی به این معنی است که تعمیر و نگهداری هم ساده است و به ندرت نیاز به پشتیبانی حرفه‌ای از سخت افزارها را دارد.

بیشتر بخوانید: مزایای نصب و راه اندازی VoIP

12. مقیاس پذیری به‌عنوان یکی دیگر از مزایای سیستم تلفن ویپ

سیستم‌های تجاری بسیار کارآمد با نیازهای کسب‌وکار تغییر اندازه می‌دهند و مقیاس‌پذیری یکی از مزایای سیستم تلفنی ویپ است که کارایی و بهره‌وری را تقویت می‌کند و در عین حال مقرون‌به‌صرفه است. سیستم‌های VoIP به شما این امکان را می‌دهند که هنگام استخدام یک کارمند جدید یک خط اضافه کنید و در صورت لزوم خطوط را حذف کنید. شما فقط برای چیزی که نیاز دارید هزینه می‌کنید.

13. ادغام آسان با سایر نرم‌افزارهای درون‌سازمانی

کسب‌وکار شما احتمالاً از سرویس‌های مختلف دیگر برای افزایش کارایی استفاده می‌کند. مثلا احتمال دارد سیستم CRM  یا اتوماسیون اداری در کسب‌وکار شما نقش داشته باشند. سیستم تلفن VoIP به راحتی با طیف گسترده ای از سیستم های تجاری موجود ادغام می شود.

به این ترتیب شما بدون نیاز به اصلاح برنامه‌های کاربردی موجود یا زیرساخت فعلی، به تمام مزایای سیستم تلفنی ویپ دسترسی خواهید داشت. به عنوان مثال، تماس‌های خروجی را می‌توان از طریق Outlook یا سایر سیستم‌های ایمیل انجام داد و سوابق مشتری را حتی می‌توان در طول تماس ورودی مشتری مشاهده کرد.

مزایای مرکز تلفن ویپ در هر کسب‌و‌کار متفاوت است

همانطور که ذر این محتوای آموزشی خواندید، مزایای مرکز تلفن VoIP بسیار زیاد است و تنها به تعدادی از آنها در اینجا اشاره شد. نکته دیگر اینکه سیستم تلفن ویپ عملاً عاری از اشکالات پایه‌ای است. کسب‌وکارهای مختلف از هر طیف و اندازه‌ای در سرتاسر جهان از این فناوری قدرتمند استقبال می‌کنند و از مزیت‌های رقابتی آن استفاده می کنند.

علاوه بر مزایای مرکز تلفن ویپ، سرویس‌های مدیریت تماس آنالوگ نیز دیگر منسوخ شده‌اند و دیگر وقت آن رسیده است که اگر از این سرویس‌ها، مسق سانترال پاناسونیک استفاده می‌کنید؛ به سیستم تلفن VoIP مهاجرت کنید. پاناسونیک بیش از دو دهه سانترال پاناسونیک را کرد، اعلام توقف تولید آن می‌تواند درس بزرگی برای کسب‌و‌کارها باشد تا بدانند استفاده از سرویس‌های منسوخ می‌تواند روزی چنین کمپانی بزرگی را زمین بزند.

ما در پیوندتل نزدیک به 10 سال است که در حوزه خدمات نصب و راه اندازی VoIP فعال هستیم و تجربیات تلخ‌و‌شیرین زیادی داریم. اگر می‌خواهید از مزایای مرکز تلفن ویپ در کسب‌وکارتان استفاده کنید، ما می‌توانیم تجربیات‌مان را دراختیارتان قرار دهیم. برای دریافت مشاوره رایگان همین حالا تماس بگیرید یا فرم زیر را پر کنید.

 چگونه بیشترین استفاده را از مزایای مرکز تلفن VoIP ببریم؟

کیفیت تماس صوتی ویپ با سطوح وضوح صدا و مکالمه، سرعت انتقال داده، کدک انتخاب شده و عدم وقفه و تأخیر تعیین می‌شود. یک مرکز تلفن باید پیش از هر چیز این مسئولیت‌ها را به بهترین نحو انجام دهد. سیستم تلفنی که کیفیت تماس مناسبی ندارد، با وجود هزاران مزایا دیر یا زود کنار گذاشته می‌شود. نه نیروی شما و نه مخاطبتان کشش برقراری تماس بی‌کیفیت را ندارند و از تماس منصرف می‌شوند.

کیفیت پایین تماس VoIP دلایل زیادی دارد، از جمله اتصال اینترنت کند یا ناپایدار، تجهیزات یا نرم‌افزار VoIP معیوب یا بی‌کیفیت یا راه‌اندازی و استقرار نامناسب و غیرحرفه‌ای.

می‌خواهیم در ادامه به آنچه بر کیفیت تماس صوتی تأثیر می‌گذارد اشاره کنیم و بهترین نکات عیب‌یابی را برای بهبود آن ارائه کنیم.

 ۱- با یک ارائه‌دهنده سرویس VoIP خوش‌سابقه و حرفه‌ای کار کنید.

قبل از اینکه یک سیستم تلفنی را برای سازمان خود انتخاب کنید، بودجه خود را در یک بازه مشخص کنید. در مورد ارائه‌دهندگان سرویس ویپ که در بودجه شما سرویس ارائه می‌دهند تحقیق کنید. نظرات کاربران را بادقت بخوانید از مشکلات آنها مانند قطع‌شدن تماس‌ها، اکو و نویز، قطع ارتباط سرور با شبکه باخبر شوید و علت آن را جویا شوید. سپس دموی سیستم‌ها را بررسی کنید و با چشم باز انتخاب کنید. فهرستی از نیازهای خود تنظیم کنید و دقت کنید. ببینید کدام شرکت تمام مزایای مرکز تلفن VoIP که برای مجموعه شما اهمیت دارد را ارائه می‌دهد.

 ۲- از اینترنت پایدار و پرسرعت استفاده کنید.

سرویس VoIP بسته‌های دیتا را بر روی بستر اینترنت انتقال می‌دهد، پس داشتن یک شبکه پایدار و اینترنت با سرعت بالا از یک ISP معتبر بسیار مهم است. بسته به تماس‌های هم‌زمان و حجم مکالمات خود پهنای باند مناسب را در نظر بگیرید. اگر از تماس‌های تصویری و ویدئوکنفرانس استفاده می‌کنید این پهنای باند را هم مدنظر داشته باشید.

 ۳- تمام سیستم خود را بر بستر Wi-Fi مستقر نکنید

تجربه نشان می‌دهد که یک اتصال بی‌سیم ضعیف می‌تواند بر کیفیت تماس ویپ تأثیری منفی داشته باشد. اگرچه Wi-Fi تحرک و قابلیت جابه‌جایی را افزایش می‌دهد؛ ولی بهتر است تنها برای مواردی که به آن احتیاج دارید استفاده کنید. در حالت عادی استفاده از اتصالات سیمی تماس‌های باکیفیت‌تری را ممکن می‌سازد.

ازآنجایی‌که اتصال اترنت سیمی رسانایی بهتری را ایجاد می‌کند، در حالت عمومی کیفیت تماس صوتی بهتری را ارائه می‌کند. علاوه بر این اترنت برای اتصال به اینترنت روش امن‌تری است و آسیب‌پذیری کمتری در برابر حملات سایبری دارد.

 ۴- کاهش استفاده از پهنای باند

وقتی تراکم زیاد است و اصطلاحاً چگالی شبکه بالا است کیفیت ویپ کاهش پیدا می‌کند.برنامه‌های اضافی را ببندید و از ادغام با سرویس ویپ که از مزایای مرکز تلفن VoIP است استفاده کنید و پهنای باند را کاهش دهید و تماس باکیفیت‌تری را تجربه کنید.

 ۵- از سخت‌افزار باکیفیت استفاده کنید

تلفن‌های تحت شبکه (IP Phone)، هدست‌های مرکز تماس، گیتوی‌های ویپ و سایر سخت‌افزارها از نظر کیفیت متفاوت هستند. قیمت بالاتر همیشه برابر با کیفیت بالاتر نیست. مشکلات کیفیت سخت‌افزار مانند میکروفون ضعیف، بلندگوهای داخلی ضعیف یا محدوده فرکانس محدود می‌تواند باعث تداخل با فضاهای مجاور شود. در نتیجه کیفیت صدا پایین باشد.

تحقیق کنید که کدام برندهای سخت‌افزاری VoIP قابل اعتمادترین هستند. نظرات کاربران را بخوانید و از پیکربندی سخت‌افزاری مناسب برای جلوگیری از تنظیمات کدک ناسازگار اطمینان پیدا کنید.

 ۶- کدک مناسب انتخاب کنید

کدک‌های VoIP سیگنال‌های صوتی را بین دستگاه‌ها فشرده و انتقال می‌دهند. اگر یک کدک به پهنای باند بیش از حد نیاز داشته باشد یا سیگنال آنالوگ را با سرعت پایین فشرده کند، می‌تواند باعث تأخیر صدا یا مخدوش‌شدن آن شود.

اکثر سرویس‌ها از کدک‌های متعدد پشتیبانی می‌کنند تا از اتکای بیش از حد به یک گزینه جلوگیری کنند.

هنگام انتخاب ارائه‌دهنده خدمات VoIP، به دنبال ارائه‌دهنده‌ای باشید که کدک‌های G.711، G.722 و Opus را ارائه می‌دهد. این کدک‌ها بیشترین کیفیت تماس را ارائه می‌دهند.

 ۷- شبکه خود را تست و بر آن نظارت کنید

حتی با وجود یک سرویس VoIP قابل‌اعتماد و سخت‌افزار با کیفیت بالا، نظارت مداوم بر شبکه و تست آن است که تضمین می‌کند ارائه‌دهنده شما به‌درستی شبکه خدمات VoIP را نظارت و نگهداری می‌کند.

یکی از راه‌های انجام این کار، نظارت بر معیارهایی مانند کیفیت خدمات و تنظیم هشدارهای آنی برای مشکلات اتصال به شبکه است.

 ۸- در مواجهه با مشکلات راهنمایی بگیرید

هنگام انتخاب یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات، به دنبال پشتیبانی مشتری ۲۴/۷ و از طریق چندین کانال باشید. این موضوع که فعالیت شما چیست و چقدر تماس‌ها برای شما اهمیت دارند هم در این انتخاب مهم است. برای اطلاعات بیشتر در مورد کیفیت VoIP، تعاملات خدمات مشتری و زمان‌های حل پشتیبانی، نظرات کاربران را بررسی کنید. ببینید که شرکت پشتیبانی در هنگام اختلال در اجرای مزایای مرکز تلفن ویپ چگونه عمل کرده است و چقدر قابل‌اعتماد بوده است.

 چرا این‌قدر کیفیت خوب تماس VoIP مهم است؟

کیفیت خوب تماس VoIP برای موفقیت هر کسب‌وکاری به دلایل متعددی حیاتی است. مهم‌ترین آنها شاید موارد زیر باشد:

– تماس‌های تجاری برای کسب‌وکارها ضروری هستند. حتی سوءتفاهم‌های کوچک می‌تواند منجر به اشتباهات پرهزینه شود. چه سیستم تلفنی اورژانس بیمارستان باشد، چه سفارش غذای رستوران و چه یک دفتر بیمه یا خدمات گردشگری، تماس‌ها هر یک به‌تنهایی بسیار بااهمیت هستند. سازمان‌ها با مزایای مرکز تلفنی VoIP قرار است سود بیشتری کنند و راحت‌تر باشند، نه برعکس.

– کیفیت تماس به ایجاد روابط کمک می‌کند. وقتی نیروها می‌توانند صدا و لحن مشتری را بهتر بشنوند، درک بهتری از شخصیت و نیازهای مشتری خواهند داشت. این مزیت می‌تواند به آنها کمک کند تا ارتباط شخصی‌تری ایجاد کنند که برای ایجاد اعتماد و رابطه ضروری است.

– ارتباط مؤثر منجر به کنش‌های سریع‌تر و کارآمدتر می‌شود. این یک سرمایه‌گذاری است که باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه شرکت‌ها در درازمدت می‌شود.

می‌خواهید با کیفیت بالای مکالمات و به دنبال آن استفاده از مزایای مرکز تلفنی ویپ با آرامش و کارایی بیشتر به فعالیت‌های خود بپردازید؟ ما می‌توانیم تا تجربیات خود را در این سال‌ها در اختیار شما قرار دهیم تا همه در کنار هم از ارتباطات مؤثرتر لذت ببریم.